Die Rolle in einem Satz
Die interne Arbeitsschutzkoordination sorgt dafür, dass beschlossene Arbeitsschutzprozesse organisiert, verbunden, verfolgt und an die richtige verantwortliche oder fachkundige Stelle eskaliert werden. Sie ist weder eine automatische Pflichtenübertragung noch eine Ersatz-Sifa.
Die Unfallkasse Hessen bezeichnet die Funktion als freiwillige Organisationshilfe für die oberste Leitung. Der Begriff und sein Aufgabenprofil sind nicht gesetzlich festgelegt. Deshalb entscheidet nicht der Titel, sondern die schriftliche Rollenbeschreibung darüber, was eine Person tun darf, tun soll und nicht allein entscheiden kann.
Zuerst klären: Welche Koordinatorenrolle ist gemeint?
Unter demselben oder einem ähnlichen Titel können rechtlich verschiedene Funktionen stecken:
| Rolle | Grundlage | Schwerpunkt | Befugnis |
|---|---|---|---|
| interne Arbeitsschutzkoordination | freiwillige betriebliche Organisation | Prozesse, Termine, Schnittstellen und Transparenz | nur wie intern ausdrücklich festgelegt |
| Koordination mehrerer Unternehmen | § 8 ArbSchG und § 6 DGUV Vorschrift 1 | gegenseitige Gefährdungen und abgestimmte Arbeiten | bei besonderen Gefahren mit entsprechender Weisungsbefugnis auszustatten |
| SiGeKo | Baustellenverordnung, konkretisiert durch RAB 30 | Sicherheit und Gesundheit in Planung und Ausführung eines Bauvorhabens | nach Bestellung und Aufgabenrahmen des Bauherrn |
| Beauftragter mit Unternehmerpflichten | § 13 ArbSchG und § 13 DGUV Vorschrift 1 | übertragene Aufgaben in eigener Verantwortung | schriftlich bestimmter Bereich und Befugnisse |
Eine Person kann mehrere Funktionen innehaben. Dann muss bei jeder Aufgabe erkennbar sein, in welcher Rolle sie handelt. Für Baustellen gehören Einzelheiten auf die Seite SiGeKo-Aufgaben, für betriebsfremde Unternehmen auf die Seite Fremdfirmenkoordinator. Diese Aufgaben werden nicht stillschweigend aus dem internen Titel abgeleitet.
25 typische Aufgaben eines Arbeitsschutzkoordinators
Die folgende Matrix ist ein belastbares Ausgangsprofil. Jeder Betrieb wählt daraus nur Aufgaben, für die Zuständigkeit, Zeit, Zugang und Eskalationsweg geregelt sind.
1. Organisation und Jahresplanung
| Nr. | Aufgabe | Greifbares Ergebnis |
|---|---|---|
| 1 | Rollen und Schnittstellen aktuell halten | Rollenmatrix mit Leitung, Führung, Sifa, Betriebsarzt, SiBe und Interessenvertretung |
| 2 | Arbeitsschutzziele mit der Leitung vorbereiten | freigegebene Jahresziele mit Kennzahl und Zieltermin |
| 3 | Jahreskalender koordinieren | Termine für ASA, Unterweisungen, Vorsorge, Begehungen, Prüfungen und Reviews |
| 4 | Arbeitsschutzausschuss organisatorisch vorbereiten und moderieren | Agenda, Entscheidungsbedarf, Protokoll und Aufgabenliste |
| 5 | Ressourcen- und Entscheidungsbedarf früh eskalieren | Entscheidungsvorlage mit Risiko, Optionen, Aufwand und Termin |
2. Gefährdungsbeurteilung und Maßnahmen
| Nr. | Aufgabe | Greifbares Ergebnis |
|---|---|---|
| 6 | Vollständigkeit der Gefährdungsbeurteilungen überwachen | Übersicht aller Bereiche, Tätigkeiten, Verantwortlichen und Review-Daten |
| 7 | Reviews bei Änderungen auslösen | dokumentierter Anlass bei Umbau, neuer Technik, Vorfall oder neuer Erkenntnis |
| 8 | Maßnahmen zentral nachhalten | Maßnahme, Quelle, Risiko, Verantwortlicher, Frist und Status |
| 9 | überfällige oder blockierte Maßnahmen eskalieren | abgestufte Eskalation an Bereichsleitung oder Geschäftsführung |
| 10 | Wirksamkeitsprüfungen terminieren und dokumentierbar machen | Prüfkriterium, Ergebnis, prüfende Person und Abschlussdatum |
Der Koordinator kann Methodik und Workflow der Gefährdungsbeurteilung organisieren. Die fachliche Beurteilung und Auswahl geeigneter Schutzmaßnahmen verbleiben bei Arbeitgeber, verantwortlicher Führung und den jeweils fachkundig Beteiligten.
3. Qualifikation, Unterweisung und Vorsorge
| Nr. | Aufgabe | Greifbares Ergebnis |
|---|---|---|
| 11 | tätigkeitsbezogene Unterweisungsmatrix pflegen | Zielgruppe, Thema, Anlass, Intervall und fachlich Verantwortlicher |
| 12 | Unterweisungstermine und offene Teilnahmen verfolgen | vollständiger Status ohne fachlich ungeprüfte Standardinhalte |
| 13 | Bestellungen und Qualifikationen koordinieren | Nachweise und Ablaufdaten für SiBe, Ersthelfende oder Fachrollen |
| 14 | Vorsorgeanlässe organisatorisch mit Gefährdungsbeurteilungen verbinden | Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge-Matrix mit datensparsamer Friststeuerung |
| 15 | Führungskräftequalifizierung mit HR und Fachleuten planen | Lernziele, Zielgruppe, Termin, Transferaufgabe und Review |
4. Begehungen, Ereignisse und Schnittstellen
| Nr. | Aufgabe | Greifbares Ergebnis |
|---|---|---|
| 16 | Begehungen und Audits risikobasiert planen | Jahresplan nach Risiken, Änderungen und früheren Feststellungen |
| 17 | Feststellungen in steuerbare Aufgaben überführen | eindeutige Abweichung mit Ursache, Priorität und Abschlusskriterium |
| 18 | Meldungen zu Unfällen und Beinaheereignissen in den Prozess leiten | gesicherte Meldung, zuständige Auswertung und nachverfolgte Maßnahmen |
| 19 | Anforderungen externer Stellen koordinieren | fristgerechte Antwort und nachvollziehbarer Umsetzungsnachweis |
| 20 | Schnittstellen zu Fremdfirmen und gemeinsamen Arbeitsbereichen sichtbar machen | Zuständigkeit, Informationsaustausch, Koordination und Vor-Ort-Kontrolle |
Bei akuter erheblicher Gefahr wird nicht nur ein Ticket angelegt. Der festgelegte Notfall- und Eskalationsweg ist sofort zu nutzen. Ob der Koordinator selbst anweisen oder Arbeiten stoppen darf, hängt von seiner ausdrücklich geregelten Funktion und Befugnis ab.
5. Information, Kennzahlen und Verbesserung
| Nr. | Aufgabe | Greifbares Ergebnis |
|---|---|---|
| 21 | Rechts- und Regelwerksänderungen mit Sifa und Betriebsarzt vorsortieren | betroffene Prozesse, fachliche Prüfung und Änderungsaufgaben |
| 22 | Dokumente und Nachweise lenken | verantwortliche Freigabe, Version, Gültigkeit und Archivstatus |
| 23 | wenige steuerbare Kennzahlen pflegen | Trendbericht statt unverbundener Einzeldaten |
| 24 | wiederkehrende Lücken und Ursachen analysieren lassen | Schwerpunkt, verantwortlicher Prozess und Verbesserungsauftrag |
| 25 | Managementreview und Jahresbericht vorbereiten | Zielerreichung, Risiken, Ressourcenbedarf und Beschlussvorlagen |
Arbeitsrhythmus: täglich bis jährlich
Die Rolle wird wirksam, wenn Aufgaben einen festen Takt und eindeutige Auslöser haben:
| Rhythmus | Beispiele |
|---|---|
| sofort | akute Gefahr, schwerer Vorfall, behördliche Frist oder blockierte Hochrisikomaßnahme eskalieren |
| wöchentlich | neue Meldungen sichten, überfällige Maßnahmen klären, anstehende Termine absichern |
| monatlich | Bereichsstatus, Kennzahlen, wiederholte Abweichungen und Ressourcenengpässe prüfen |
| vierteljährlich | ASA vorbereiten, Schwerpunkte bewerten und Beschlüsse nachverfolgen |
| jährlich | Ziele, Audit- und Begehungsprogramm, Qualifikations- und Unterweisungsplanung konsolidieren |
| anlassbezogen | Beschaffung, Umbau, Personal- oder Prozessänderung, neue Vorschrift oder externe Feststellung koordinieren |
Ein Kalender ersetzt keine Risikosteuerung. Ereignisse und Änderungen lösen Aufgaben auch zwischen den Regelterminen aus.
Zuständigkeitsmatrix: koordinieren ist nicht entscheiden
Ein einfaches RACI-Modell verhindert die „Sammelrolle“. V steht für verantwortlich, E für entscheidend, B für beratend und K für koordinierend. Die konkrete Zuordnung muss der Betrieb an seine Organisation anpassen.
| Prozess | Leitung/Führung | Koordinator | Sifa | Betriebsarzt |
|---|---|---|---|---|
| Arbeitsschutzziele und Ressourcen | E/V | K | B | B |
| Gefährdungsbeurteilung und Maßnahmen | E/V | K | B | B |
| Unterweisung | V | K | B | bei arbeitsmedizinischen Themen B |
| arbeitsmedizinische Vorsorge | V | K | B | fachlich V |
| Maßnahmenfrist und Status | V für Umsetzung | K | B | B bei Fachbezug |
| Wirksamkeitskontrolle | E/V | K und dokumentiert | B | B bei Fachbezug |
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit hat nach § 6 ASiG eigene gesetzliche Beratungs- und Unterstützungsaufgaben. Der Betriebsarzt hat arbeitsmedizinische Aufgaben nach § 3 ASiG. Eine Koordinationsstelle darf diese gesetzlich bestellten Funktionen nicht nur deshalb ersetzen, weil sie zentral erreichbar ist.
Muster für die schriftliche Beauftragung
Die UKH empfiehlt eine offizielle Beauftragung. Sie kann in einer Stellenbeschreibung, Dienstanweisung oder einem Organisationshandbuch verankert werden und sollte mindestens enthalten:
- Zweck der Funktion und organisatorische Einordnung
- Standorte, Bereiche und Prozesse im Zuständigkeitsumfang
- einzeln benannte Aufgaben aus der Aufgabenmatrix
- Informations-, Zugangs-, Moderations- und Eskalationsbefugnisse
- ausdrücklich vorhandene oder nicht vorhandene Weisungsbefugnis
- Schnittstellen zu Leitung, Führung, Sifa, Betriebsarzt, HR und Interessenvertretung
- erforderliche Zeit, Budget, Systeme und Vertretung
- Qualifikation, Einarbeitung und Fortbildungsreview
- Berichtsweg, Kennzahlen und regelmäßiger Rollenreview
- Abgrenzung zu Pflichtenübertragung, Sifa, SiBe, SiGeKo und Fremdfirmenkoordination
Werden Unternehmerpflichten in eigener Verantwortung übertragen, reicht eine lockere Rollenbeschreibung nicht. Nach § 13 DGUV Vorschrift 1 muss die schriftliche Beauftragung den Verantwortungsbereich und die Befugnisse festlegen, von der beauftragten Person unterzeichnet sein und ihr ausgehändigt werden. Die Details behandelt die Seite Pflichtenübertragung im Arbeitsschutz.
Ergebnischeck nach den ersten 90 Tagen
Eine neue Koordinationsfunktion sollte nach drei Monaten nicht an der Zahl verschickter Erinnerungen, sondern an fünf sichtbaren Ergebnissen bewertet werden:
- Für alle wesentlichen Arbeitsschutzprozesse sind verantwortliche und beratende Rollen geklärt.
- Offene Maßnahmen liegen in einer bereinigten Liste mit Risiko, Frist und Eskalationsweg vor.
- Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Vorsorge und Prüfungen sind einem gemeinsamen Fristenmodell zugeordnet.
- Die Leitung erhält einen kompakten Status mit Entscheidungs- und Ressourcenbedarf.
- Mindestens ein blockierter oder wiederkehrender Prozess wurde gemeinsam mit Führung, Sifa oder Betriebsarzt verbessert.
Bleiben Informationen trotz Beauftragung unzugänglich oder Entscheidungen dauerhaft offen, ist das nicht nur ein persönliches Organisationsproblem. Dann müssen Leitung und Koordinator prüfen, ob Stellung, Zeit, Systemzugriff und Eskalationsbefugnisse zur Aufgabe passen.
Kennzahlen, die Steuerung ermöglichen
Unfallzahlen allein reagieren spät und hängen auch vom Zufall ab. Für die Koordinationsarbeit sind führende Kennzahlen hilfreicher:
- offene und überfällige Maßnahmen nach Risikopriorität
- Anteil termingerecht und wirksam abgeschlossener Maßnahmen
- Gefährdungsbeurteilungen ohne Verantwortlichen oder überfälliges Review
- Unterweisungs- und Vorsorgestatus in betroffenen Zielgruppen
- Zeit von Meldung bis Erstreaktion und dauerhafter Lösung
- wiederholte Feststellungen nach Bereich oder Ursache
- offene Beschlüsse aus ASA, Audit oder Managementreview
Jede Kennzahl braucht Definition, Datenquelle, Verantwortlichen, Stichtag und Reaktionsregel. Eine rote Kennzahl ohne festgelegte Entscheidung bleibt nur Berichtswissen.
Was ausdrücklich nicht automatisch zur Aufgabe gehört
Ohne passende Fachkunde, Bestellung und Befugnis entscheidet die interne Arbeitsschutzkoordination nicht allein,
- ob eine konkrete Gefährdungsbeurteilung fachlich ausreichend ist,
- welche Schutzmaßnahme ein Risiko hinreichend reduziert,
- ob Beschäftigte für eine Tätigkeit geeignet sind,
- ob ein medizinischer Befund relevant ist,
- ob eine gesetzliche Fachrolle ersetzt werden kann oder
- ob bei besonderer Gefahr gegenüber anderen Unternehmen Weisungen erteilt werden dürfen.
Die oberste Leitung behält Gesamt- und Aufsichtspflichten. Führungskräfte bleiben in ihrem Zuständigkeitsbereich verantwortlich, sofern die Organisation nichts wirksam anderes regelt. Die Aufgabenübersicht ergänzt damit den allgemeinen Beitrag zur Rolle des Arbeitsschutzkoordinators und grenzt die fachliche Qualifizierung bewusst an die Seite Arbeitsschutzkoordinator-Ausbildung aus.
Offizielle Grundlagen und Aktualität
Die Aufgabenmatrix orientiert sich an der UKH-Broschüre „Arbeitsschutzkoordination: Rolle und Qualifizierung kompakt erklärt“, Ausgabe November 2025, an der aktuellen GDA-Leitlinie zur Arbeitsschutzorganisation sowie an ArbSchG, ASiG und DGUV Vorschrift 1. Die 25 Aufgaben sind eine redaktionelle betriebliche Umsetzungshilfe, keine wörtliche gesetzliche Aufgabenliste. Welcher Umfang passt, entscheidet der Betrieb anhand seiner Größe, Risiken, Struktur und bereits besetzten Funktionen.