Kostenlos heißt nicht fertig

Zu den Dateien ohne Anmeldung: Unsere Arbeitsplatz-Vorlage mit Word- und PDF-Download eignet sich als leeres Arbeitsraster. Die kostenlose Excel-Datei mit Ausfüllhilfe ist der Einstieg für eine tabellarische Bearbeitung. Die Anleitungen und Downloads bleiben auf diesen jeweiligen Seiten gebündelt.

Eine kostenlose Gefährdungsbeurteilung Vorlage spart den Aufbau eines Formulars, nicht die Prüfung der tatsächlichen Arbeit. Beginne deshalb mit einer kurzen Liste deiner Tätigkeiten. Erst danach entscheidest du, welche Arbeitshilfe passt. Ein umfangreicher Download für eine fremde Branche kann weniger nützlich sein als ein überschaubares, ergänzbares Formular.

Direkte Einordnung kostenloser Vorlagen

Prüfe, welche Leistung tatsächlich kostenlos ist. Die folgenden Angebotsarten sind nicht gleichbedeutend:

Angebotsart Vor der Nutzung klären
Direkter Download Ist es eine vollständige Datei oder nur eine Vorschau? Gibt es Hinweise zur betrieblichen Nutzung und Weitergabe?
Download nach Kontaktformular Welche Angaben werden verlangt? Welche Hinweise stehen zur Kontaktaufnahme und Datenverarbeitung am Formular?
Kostenloses Online-Werkzeug Wer darf sich registrieren? Sind Bearbeitung, Speichern und der benötigte Export eingeschlossen?
Kostenlose Testphase Wann endet sie? Was kostet die weitere Nutzung und wie bleiben deine Unterlagen verfügbar?

Ein konkretes Beispiel für einen Zugang mit Voraussetzungen ist die Gefährdungsbeurteilung Online der BGHW: Das kostenlose Angebot richtet sich auf Handel und Warenlogistik; zur Registrierung nennt die BGHW Unternehmensnummer und Postleitzahl. Kostenlos bedeutet hier nicht anmeldefrei.

Woran du eine brauchbare kostenlose Vorlage erkennst

Öffne zunächst eine Arbeitskopie und prüfe vier Dinge. Das ist eine redaktionelle Auswahlhilfe, keine amtliche Bewertungsskala:

  1. Herkunft: Sind Herausgeber, Anwendungsbereich und Vorlagenstand erkennbar? Ein neues Datum allein belegt keine fachliche Aktualisierung.
  2. Ergänzbarkeit: Kannst du fehlende Tätigkeiten und Gefährdungen hinzufügen, statt nur vorgegebene Antworten anzukreuzen?
  3. Nachvollziehbarkeit: Lassen sich Beurteilung, Maßnahme und tatsächliches Prüfergebnis einander zuordnen?
  4. Weiterführung: Können die zuständigen Personen die Datei öffnen, bearbeiten und später wiederfinden? Teste das mit einer unkritischen Probeangabe.

Wenn eine relevante Tätigkeit nicht abbildbar ist, hilft es nicht, sie unter „Sonstiges“ verschwinden zu lassen. Ergänze die Struktur oder wähle eine passendere Arbeitshilfe. Bereits eingetragene Beispielwerte bleiben bis zum Abgleich als Beispiele gekennzeichnet.

Kostenlose Vorlage, Muster oder Vordruck auswählen

Wähle nach deiner nächsten Aufgabe, nicht nach der längsten Downloadliste:

Was in einer kostenlosen Vorlage nicht fehlen darf

Nach § 6 Absatz 1 ArbSchG müssen Beurteilungsergebnis, festgelegte Schutzmaßnahmen und Ergebnis ihrer Überprüfung aus den Unterlagen hervorgehen. Ein bestimmter Kaufpreis oder ein bestimmtes Dateiformat wird dort nicht verlangt. „Geprüft am“ allein beschreibt noch kein Prüfergebnis.

Für die praktische Verwendung sind zusätzliche Angaben sinnvoll: betrachtete Tätigkeit, betroffene Personen, vorhandener Schutz, verantwortliche Person, Termin und Bezug zu ergänzenden Unterlagen. Nicht jeder zweckmäßige Spaltenname ist ein gesetzlich vorgegebenes Pflichtfeld. Die BAuA zur Dokumentation erläutert diese flexible Dokumentationsform und die tätigkeitsbezogene Zuordnung vorhandener Nachweise.

Wo zuverlässige kostenlose Vorlagen sinnvoll sind

Beginne bei deiner Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse und prüfe den jeweiligen Geltungsbereich. Die folgenden verlinkten Angebote haben unterschiedliche Aufgaben:

Anlaufstelle Angebot und Auswahlgrenze
BGW: Dokumentationshilfen Allgemeine Word-Vorlagen für Deckblatt, Gefährdungen und Maßnahmen; daneben spezielle Formulare, etwa für Biostofftätigkeiten. Allgemeine und spezielle Module nicht verwechseln.
BGHM: Musterbetriebe Vorbereitete Beurteilungen nach Gewerbezweig, beispielsweise Instandhaltung oder Metallbau. Tatsächliche Tätigkeiten mit dem gewählten Musterbetrieb abgleichen.
BG BAU: Handlungshilfen Tätigkeitsbezogene Auswahlbögen für die Bauwirtschaft, online und offline. Die Offline-Version benötigt Windows; das Angebot ist kein allgemeines Word-Leerformular.
BAuA: Handbuch Grundlagen, Gefährdungsfaktoren und eine Datenbank mit Handlungshilfen. Hilfreich für die fachliche Auswahl, aber nicht selbst eine ausgefüllte Betriebsbeurteilung.

Das sind Verweise auf Herausgeberseiten, keine pauschale Bestätigung aller dort angebotenen Dateien. Prüfe dort den aktuellen Stand, Nutzungshinweise und gegebenenfalls Zugangsvoraussetzungen.

Datei-Format bewusst wählen

Word passt zu Texten und überschaubaren Tabellen, Excel zu sortierbaren Listen. PDF kann ein leerer Ausdruck oder ein ausgefüllter Ausgabestand sein; seine Bearbeitbarkeit hängt von der konkreten Datei ab. Ein Online-Werkzeug kann gemeinsame Bearbeitung unterstützen, benötigt aber passende Zugänge und eine geregelte Datenpflege.

Kostenlos herunterladbar heißt außerdem nicht, dass jedes benötigte Bearbeitungsprogramm kostenlos vorhanden ist. Teste die Datei in eurer tatsächlichen Arbeitsumgebung. Die Format-Anleitungen oben behandeln Bedienung und Ausgabe; hier zählt zunächst, ob das Angebot für euch zugänglich und nutzbar ist.

Kostenlosen Start richtig absichern

Fiktives Auswahlbeispiel, keine betriebliche Gefährdungsbeurteilung: Ein kleiner Versandbetrieb erledigt Bestellungen am Bildschirm und packt Waren im Nebenraum. Zur Wahl stehen ein ausgefülltes Büromuster und eine leere, ergänzbare Struktur. Der Begriff „Büro“ auf dem ersten Dokument deckt die Packtätigkeit nicht automatisch ab.

Prüffrage Entscheidung im Beispiel
Bildet das Büromuster beide Tätigkeiten ab? Nein. Es bleibt eine Anregung für den Bildschirmbereich, nicht die fertige Beurteilung des Versandbetriebs.
Lässt sich die leere Struktur ergänzen? Wenn ja, lassen sich beide Tätigkeiten getrennt erfassen. Passende Hilfen für Handel und Logistik ergänzen.
Sind Maßnahmen im Muster schon als erledigt markiert? Diese Angaben nicht übernehmen. Erst die eigenen Feststellungen und Entscheidungen eintragen.

Die Auswahlentscheidung lautet also nicht „mehr Seiten gewinnen“, sondern „Umfang passend abgrenzen und Lücken bearbeiten“. Welche Gefährdungen und Schutzmaßnahmen tatsächlich vorliegen, wird erst anhand der Arbeit vor Ort beurteilt.

Kostenlose Varianten sinnvoll kombinieren

Kombiniere unterschiedliche fachliche Hilfen, nicht mehrere konkurrierende Gesamtbeurteilungen. Ein Grundformular kann beispielsweise auf eine ergänzende Beurteilung besonderer Tätigkeiten verweisen. Halte fest, welche Tätigkeit die Anlage abdeckt, wo sie liegt und welcher Stand gilt.

Bei widersprüchlichen Angaben nicht einfach den günstigeren Risikowert auswählen. Prüfe Bewertungsgrundlage und tatsächliche Bedingungen mit geeigneter Fachkunde. Für den vollständigen Ablauf führt der Leitfaden Gefährdungsbeurteilung erstellen weiter.

Was ArbeitsschutzPilot anders macht

Unsere Vorlagenseiten trennen Datei, Ausfüllhilfe und fachliche Grenzen. Wenn du anschließend einen geführten Einstieg oder eine gemeinsame Verwaltung suchst, prüfe die jeweiligen Funktionen und die aktuellen Preise. Ein kostenloser Vorlagendownload ist keine Zusage, dass sämtliche Workspace-Funktionen kostenlos sind.

Bleibt eure bisherige Dateiführung zuverlässig, ist ein Werkzeugwechsel kein Selbstzweck. Ungeklärte Gefährdungen werden weder durch ein neues Formular noch durch ein Abonnement geklärt.

Quellen und Grenzen

Redaktionell überarbeitet am 4. Oktober 2026. Die Rechtsgrundlagen beziehen sich auf Deutschland: § 5 ArbSchG betrifft die Beurteilung der Arbeitsbedingungen, § 6 die Dokumentation. Verlinkte Herausgeberseiten belegen die beschriebenen Angebote; fremde Dateien und Anmeldeabläufe wurden hier nicht vollständig getestet.

Die Auswahlhilfe ersetzt keine fachkundige Beurteilung. Insbesondere für Arbeitsmittel, Gefahrstoffe oder Biostoffe können zusätzliche Anforderungen gelten. Bei unklarer Eignung Unterstützung hinzuziehen; eine behördliche Anerkennung der gewählten Vorlage wird nicht zugesagt.