Direkte Antwort: Wann ist die Organisation belastbar?

Eine betriebliche Regelung ist belastbar, wenn drei Ebenen zusammenpassen:

  1. Regelung: Zuständigkeit, Befugnis, Mittel und Ablauf sind eindeutig festgelegt.
  2. Ausführung: Die vorgesehenen Personen erledigen die Aufgabe in der betrieblichen Praxis.
  3. Kontrolle: Die Leitung erkennt Abweichungen, veranlasst Korrekturen und prüft deren Wirkung.

§ 3 ArbSchG verpflichtet den Arbeitgeber, den betrieblichen Arbeitsschutz geeignet zu organisieren, erforderliche Mittel bereitzustellen und die Wirksamkeit der Maßnahmen zu prüfen. Die Verantwortung verschwindet nicht durch eine Aufgabenübertragung. Die Checkliste macht vielmehr sichtbar, ob Führung, Fachberatung und operative Rollen lückenlos ineinandergreifen.

So füllst du die Checkliste aus

Bestimme zuerst den Geltungsbereich, etwa den gesamten Betrieb, einen Standort oder eine organisatorische Einheit. Lege außerdem fest, wer bewertet und bis zu welchem Datum Nachweise berücksichtigt werden. Verwende je Frage einen dieser Statuswerte:

Status Bedeutung
erfüllt Regelung, praktische Ausführung und Nachweis stimmen überein.
teilweise Die Aufgabe ist angelegt, aber Reichweite, Umsetzung oder Beleg weist eine Lücke auf.
offen Es gibt keine ausreichende Regelung oder die Aufgabe wird erkennbar nicht erfüllt.
nicht anwendbar Der Sachverhalt betrifft den geprüften Bereich nach dokumentierter Begründung nicht.

Ergänze in deiner Arbeitsdatei die Spalten Status, Feststellung, Nachweis, Maßnahme, verantwortlich, Frist, Wirksamkeitskriterium und Abschlussdatum. Bewerte nicht nach der Anzahl vorhandener Dateien. Eine unterschriebene Übertragung hilft beispielsweise wenig, wenn die Person weder Zeit noch Entscheidungsbefugnis hat.

Arbeitsschutzorganisation-Checkliste: 24 Fragen

A. Leitung, Verantwortung und Übertragung

Nr. Prüffrage Bestanden, wenn Möglicher Beleg
1 Hat die Unternehmensleitung Arbeitsschutzziele, Mittel und Kontrolltermine festgelegt? Entscheidungen zu Personal, Zeit und Budget sind dokumentiert und werden nachverfolgt. Jahresplanung, Leitungsprotokoll, Kennzahlenübersicht
2 Sind Aufgaben entlang der Führungslinie eindeutig zugeordnet? Für Standort, Bereich, Schicht und Tätigkeit bestehen verständliche Zuständigkeiten und Vertretungen. Rollenmatrix, Stellenprofil, Organigramm
3 Enthalten Übertragungen Aufgabe, Befugnis, Kompetenz, Mittel und Berichtsweg? Die beauftragte Person kann handeln, kennt Grenzen und hat die Aufgabe angenommen. schriftliche Übertragung, Einweisung, Qualifikationsbeleg
4 Kontrolliert die Leitung übertragene Aufgaben in angemessener Weise? Abweichungen werden erkannt, eskaliert und mit einer nachvollziehbaren Entscheidung beantwortet. Führungsreview, Kontrollvermerk, Maßnahmenstatus

Eine Übertragung nach § 13 ArbSchG braucht eine zuverlässige und fachkundige Person. § 7 ArbSchG verlangt außerdem, bei der Aufgabenübertragung zu berücksichtigen, ob die Person die einschlägigen Bestimmungen und Maßnahmen einhalten kann. Vertiefende Abgrenzungen stehen bei Verantwortung im Arbeitsschutz und Pflichtenübertragung im Arbeitsschutz.

B. Betriebsarzt, Sifa und Arbeitsschutzausschuss

Nr. Prüffrage Bestanden, wenn Möglicher Beleg
5 Ist die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung passend eingerichtet? Zuständiger Träger, geltende Vorschrift, Betreuungsmodell und Ansprechpartner sind geklärt. Bestellung, Vertrag, Ermittlung nach DGUV Vorschrift 2
6 Werden vereinbarte Leistungen geplant und tatsächlich erbracht? Beratungen, Begehungen und weitere Leistungen entsprechen Bedarf und Vereinbarung. Leistungsbericht, Terminplan, Begehungsprotokoll
7 Werden Betriebsarzt und Sifa rechtzeitig an Planungen und Änderungen beteiligt? Ihre Beratung erfolgt vor Beschaffung, Umbau oder Prozessfreigabe, nicht erst nach einem Mangel. Projektunterlage, Stellungnahme, Freigabevermerk
8 Ist ein erforderlicher Arbeitsschutzausschuss funktionsfähig? Bei regelmäßig mehr als 20 Beschäftigten sind Besetzung, Sitzungsturnus und Maßnahmenverfolgung organisiert. Einladung, ASA-Unterlagen, offene Beschlüsse

Das Arbeitssicherheitsgesetz regelt die Bestellung und Aufgaben von Betriebsärzten und Fachkräften für Arbeitssicherheit. Für die konkrete Betreuung gilt die Fassung der DGUV Vorschrift 2 des zuständigen Unfallversicherungsträgers. Der DGUV-Mustertext von November 2024 ist deshalb nicht automatisch die bereits in jedem Betrieb geltende Fassung.

C. Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung

Nr. Prüffrage Bestanden, wenn Möglicher Beleg
9 Ist festgelegt, wer Gefährdungsbeurteilungen erstellt, freigibt und aktualisiert? Sämtliche Bereiche, Tätigkeiten und betroffenen Gruppen sind einer verantwortlichen Stelle zugeordnet. Verzeichnis, Prozessbeschreibung, GBU-Vorlage
10 Führen Änderungen, Ereignisse oder neue Erkenntnisse zu einer erneuten Bewertung? Es existieren erkennbare Auslöser und ein Ablauf bis zur aktualisierten Maßnahme. Änderungsfreigabe, Unfallauswertung, Versionshistorie
11 Werden Unterweisungsthemen aus den tatsächlichen Gefährdungen abgeleitet? Inhalt, Sprache, Zeitpunkt und Methode passen zu Aufgabe und Zielgruppe. Unterweisungsmatrix, Material, Teilnahmebeleg
12 Prüft der Betrieb Verständnis und sichere Anwendung? Bei praktischen Aufgaben wird nicht allein eine Unterschrift als Wirksamkeitsbeleg verwendet. Rückfrage, Demonstration, Beobachtung, Nachunterweisung

Die Beurteilung nach § 5 ArbSchG liefert die fachliche Grundlage vieler weiterer Prozesse. § 6 ArbSchG verlangt eine nachvollziehbare Dokumentation, § 12 ArbSchG eine passende Unterweisung. Diese Organisationsprüfung ersetzt weder die inhaltliche Gefährdungsbeurteilung noch eine tätigkeitsbezogene Unterweisung.

D. Arbeitsmedizinische Vorsorge

Nr. Prüffrage Bestanden, wenn Möglicher Beleg
13 Sind Pflicht-, Angebots- und mögliche Wunschvorsorge aus den Tätigkeiten abgeleitet? Anlass, Vorsorgeart, Personengruppe und Terminlogik sind fachkundig bestimmt. Gefährdungsbeurteilung, Vorsorgematrix, Regelwerksbezug
14 Funktionieren Veranlassung, Angebot, Kartei und Datenschutz? Termine werden fristgerecht organisiert; medizinische Befunde bleiben außerhalb des Arbeitgeberbereichs. Vorsorgekartei, Angebotsnachweis, Berechtigungskonzept

Arbeitsmedizinische Vorsorge ist Prävention nach der ArbMedVV, keine pauschale Eignungsprüfung. Die Organisationskontrolle betrachtet daher Termine und zulässige Nachweise, aber keine Diagnosen oder Untersuchungsergebnisse.

E. Erste Hilfe und weitere Notfälle

Nr. Prüffrage Bestanden, wenn Möglicher Beleg
15 Deckt die Erste-Hilfe-Organisation Standorte, Schichten und besondere Gefahren ab? Ausgebildete Personen, Material, Meldeweg und externe Verbindung sind praktisch verfügbar. Besetzungsabgleich, Materialkontrolle, Alarmplan
16 Sind Brandbekämpfung und Evakuierung betriebsspezifisch vorbereitet? Verantwortliche, Alarmierung, Fluchtwege und Sammelstellen sind bekannt und nutzbar. Benennung, Räumungsplan, Übungsbericht
17 Werden betriebstypische Notfälle erprobt und Ereignisse ausgewertet? Übungen oder reale Fälle führen bei Bedarf zu geänderten Abläufen und Maßnahmen. Auswertungsprotokoll, Korrekturliste, Wirksamkeitscheck

§ 10 ArbSchG knüpft Maßnahmen an Art der Arbeitsstätte, Tätigkeiten, Beschäftigtenzahl und besondere Gefahren. Eine Namensliste ist deshalb erst belastbar, wenn die eingetragenen Personen im relevanten Zeitraum tatsächlich verfügbar sind.

F. Fremdfirmen und zeitlich befristete Beschäftigung

Nr. Prüffrage Bestanden, wenn Möglicher Beleg
18 Werden gegenseitige Gefährdungen vor Beginn gemeinsamer Arbeiten abgestimmt? Beteiligte Arbeitgeber tauschen Informationen aus und koordinieren erforderliche Schutzmaßnahmen. Fremdfirmenvereinbarung, Einweisung, Koordinationsplan
19 Sind Auswahl, Zutritt, Aufsicht und Eskalation für Auftragnehmer geregelt? Arbeitsschutzanforderungen wirken von der Beauftragung bis zur Abschlusskontrolle. Vergabekriterium, Freigabe, Vor-Ort-Kontrolle
20 Sind Aufgaben zwischen Verleiher und Entleiher eindeutig geklärt? Einsatz, Qualifikation, Information, Unterweisung und Schutzmittel sind vor Beginn abgestimmt. Überlassungsunterlage, Schnittstellenmatrix, Einsatzfreigabe
21 Erhalten befristet Beschäftigte denselben tätigkeitsbezogenen Schutz? Beschäftigungsdauer oder Vertragsform führt nicht zu ausgelassener Einweisung, Vorsorge oder Ausstattung. Teilnahme, Ausgabe, Interview, Kontrollvermerk

Arbeiten Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber zusammen, fordert § 8 ArbSchG Zusammenarbeit und wechselseitige Information. Eine ausführliche Prozesshilfe bietet Arbeitsschutz bei Fremdfirmen.

G. Information, Änderungen und Verbesserung

Nr. Prüffrage Bestanden, wenn Möglicher Beleg
22 Gelangen relevante Rechtsänderungen und behördliche Anforderungen an die zuständigen Rollen? Quelle, Bewertung, Entscheidung und erforderliche Umsetzung bleiben nachvollziehbar. Quellenliste, Änderungsbewertung, Auflagenstatus
23 Können Beschäftigte Gefahren melden und erhalten sie Rückmeldung? Der Meldeweg ist einfach, bekannt und schützt eine unverzügliche Reaktion auf erhebliche Gefahren. Meldung, Reaktionszeit, Teamprotokoll, Statusmeldung
24 Prüft die Leitung wiederkehrende Mängel und die Gesamtwirksamkeit? Trends, überfällige Aufgaben, Ressourcen und wiederkehrende Ursachen führen zu Entscheidungen. Leitungsreview, Maßnahmenanalyse, Verbesserungsbeschluss

Vom offenen Punkt zur wirksamen Maßnahme

Trenne den Erfüllungsstatus von der Dringlichkeit. Ein fehlender Ablagevermerk kann formal offen, aber nicht akut gefährlich sein. Ein unbesetzter Ersthelferdienst bei besonderem Risiko kann dagegen sofortiges Handeln verlangen, selbst wenn das Konzept auf Papier vollständig wirkt.

Maßnahmenfeld Einzutragende Information
Feststellung konkrete Lücke mit betroffener Einheit oder Tätigkeit
Sofortreaktion vorläufige Sicherung bei bestehender Gefahr
dauerhafte Maßnahme überprüfbares Ergebnis statt bloßer Absicht
Verantwortliche und Frist eine zuständige Rolle und realistischer Termin
Wirksamkeitskriterium vorab bestimmtes Zeichen für die geschlossene Lücke
Abschluss Prüfperson, Datum, Ergebnis und Fundstelle des Belegs

Beispiel: Statt „Unterweisungen verbessern“ lautet eine Maßnahme: „Schichtleitung ergänzt bis 30. September die drei fehlenden Tätigkeiten in der Matrix; Produktionsleitung prüft im Oktober anhand von fünf Beschäftigtengesprächen, ob Inhalt und Meldeweg verstanden wurden.“ Damit sind Ergebnis, Verantwortung, Termin und Kontrolle eindeutig.

Aktueller GDA-Stand und ältere ORGAcheck-Listen

Die GDA beschloss die dritte Fassung ihrer Leitlinie zur Arbeitsschutzorganisation am 25. November 2025; als Dokumentstand ist der 5. Dezember 2025 ausgewiesen. Der aktuelle Mindestprüfumfang umfasst sieben Elemente: Verantwortung und Übertragung, Pflichten aus dem ASiG, Unterweisung, arbeitsmedizinische Vorsorge, Erste Hilfe und weitere Notfälle, Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber sowie zeitlich befristete Beschäftigung.

Die Leitlinie ist ein abgestimmtes Vorgehen für Aufsichtsdienste, keine konkrete Handlungsanweisung an Unternehmen. Der ältere GDA-ORGAcheck verfolgt einen anderen Zweck: Er unterstützt die freiwillige betriebliche Selbstbewertung mit sechs Basiselementen und insgesamt 15 Themen. Seine zusätzlichen Fragen zu Planung, Beschaffung, Kommunikation oder Rechtsänderungen bleiben nützlich. Sie dürfen nur nicht mit dem neuen GDA-Mindestprüfumfang verwechselt werden.

Diese Checkliste verbindet deshalb die sieben aktuellen Kernelemente mit vier erweiterten Managementfragen. Sie behauptet keine pauschale Vollständigkeit für jeden Betrieb. Branche, Tätigkeiten, Genehmigungen, Auflagen und besondere Gefährdungen können weitere Organisationspflichten auslösen.

Welche Arbeitshilfe passt zu welchem Ziel?

Ziel Passende Seite
organisatorische Kernelemente schnell durch die Leitung prüfen diese Arbeitsschutzorganisation-Checkliste
Aufbau, Rollen und Abläufe systematisch entwickeln Organisation des Arbeitsschutzes
Verantwortung grafisch und adressatengerecht darstellen Arbeitsschutzorganisation-Organigramm
formales Audit mit Kriterien, Stichprobe und Bericht durchführen Arbeitsschutz-Audit-Checkliste
den Gesamtzustand inklusive Arbeitsstätte und Arbeitsmitteln prüfen allgemeine Arbeitsschutz-Checkliste

Ein Management-Selbstcheck kann Handlungsbedarf schnell priorisieren. Er ersetzt keine Sicherheitsbegehung, fachkundige Detailprüfung, behördliche Überwachung oder Zertifizierung. Bei unmittelbarer erheblicher Gefahr wird der betroffene Bereich zuerst gesichert; die Tabellenarbeit folgt danach.

Prüfanlässe und redaktioneller Stand

Für genau diese Checkliste besteht kein universeller gesetzlicher Jahresrhythmus. Lege einen Regeltermin passend zu Risiko, Größe und Änderungsdynamik fest. Starte zusätzlich eine Prüfung bei neuer Leitung, neuer Aufgabenverteilung, Standort- oder Prozessänderung, neuer Technik, Unfällen, Beinaheereignissen, wiederkehrenden Beschwerden, einer behördlichen Feststellung oder einer relevanten Regeländerung.

Quellen- und Prüfstand: 14. August 2026. Berücksichtigt wurden die aktuelle GDA-Leitlinie, ArbSchG, ASiG, ArbMedVV sowie die 2024er Musterfassung der DGUV Vorschrift 2 und die DGUV Regel 100-001, Ausgabe Juni 2025. Für die betriebliche Anwendung sind die tatsächlich geltenden träger- und branchenspezifischen Vorschriften zu prüfen.