Regelmäßig und anlassbezogen prüfen
Ein fester Jahresreview verhindert, dass alte Fassungen jahrelang liegen bleiben. Zusätzlich sollten Änderungen im Betrieb oder in offiziellen Texten sofort einen Review auslösen.
- Jahresprüfung mit Datum planen
- Gesetzesänderungen beobachten
- neue Standorte und Beschäftigtengruppen einbeziehen
- alte Ausdrucke und PDFs entfernen
Jahresreview 2026 praktisch vorbereiten
Ein Jahresreview sollte mehr leisten als ein neues PDF zu speichern. Er muss zeigen, welche Texte geprüft wurden und ob Beschäftigte sie erreichen können.
- 2025-Dateien und alte Ausdrucke einsammeln
- offizielle Fassungen und Abrufdatum dokumentieren
- digitale Links, QR-Codes und Berechtigungen testen
- Review-Ergebnis je Standort oder Bereich festhalten
Aktualisierung nachweisen
Der Nachweis sollte nicht nur zeigen, dass ein PDF vorhanden ist. Wichtig sind Quelle, Fassung, Zugriffsort, verantwortliche Person und nächster Prüftermin.
- Quelle und Abrufdatum speichern
- Aushangort oder Link dokumentieren
- QR-Codes und Intranetlinks testen
- Verantwortlichkeit klar zuweisen
Typische Auslöser nicht übersehen
Viele Aktualisierungen entstehen nicht durch ein neues Gesetzespaket, sondern durch Betriebsänderungen: neue Filiale, neues Schichtmodell, Jugendliche, Schwangerschaft oder digitale Umstellung.
- Personalwechsel und neue Beschäftigtengruppen prüfen
- Arbeitszeitmodell und Standortänderungen berücksichtigen
- digitale Ablage bei Linkänderungen testen
- Unterweisung oder Information bei Änderungen auslösen
Offizielle Quellen und Einordnung
Die Aktualisierung sollte sich an offiziellen Gesetzesfassungen und betrieblichen Änderungen orientieren. Ein fester Jahresreview ist sinnvoll, ersetzt aber keine anlassbezogene Prüfung bei relevanten Änderungen.
- regelmäßige und anlassbezogene Reviews kombinieren
- Aktualität nicht allein an Jahreszahlen im Dateinamen festmachen
- Quelle, Zugriff und Verantwortlichkeit dokumentieren
- fachkundige Prüfung bei Unsicherheit oder Sonderfällen einholen