Gefährdungsbeurteilung Software kostenlos: 4 Tools

Kurzantwort: Vier Gratisangebote mit verschiedenen Zugängen

Wer nach Gefährdungsbeurteilung Software kostenlos sucht, findet dauerhaft kostenlose Programme, Leistungen der Berufsgenossenschaften, zeitlich begrenzte Tests und Generatoren mit kostenpflichtigem Export nebeneinander. Für die Auswahl muss daher zuerst geklärt werden, was „kostenlos“ im konkreten Angebot bedeutet.

Kostenlos-Modell	Woran Sie es erkennen	Typische Einschränkung
kostenfreie Lizenz	Nutzung der veröffentlichten Version ohne laufendes Entgelt	Betriebssystem, Updates oder Mehrnutzerbetrieb
Leistung für Mitgliedsbetriebe	Anmeldung mit Unternehmensdaten der Berufsgenossenschaft	nur für den berechtigten Mitgliederkreis und dessen Branchen
öffentliches Branchenwerkzeug	Nutzung eines bereitgestellten Länder- und Sektortools	nicht für jede Branche oder nationale Besonderheit verfügbar
kostenloser Generator	Eingaben und erster Export ohne Konto oder Zahlung	keine laufende Aufgaben- und Versionsverwaltung
Freemium-Tarif	dauerhaftes Basispaket mit festen Grenzen	Rollen, Speicher, Exporte oder Anzahl der Beurteilungen limitiert
Testversion	voller oder großer Funktionsumfang für wenige Tage	nach Ablauf Zahlung oder eingeschränkter Zugriff erforderlich

Eine Testphase ist sinnvoll, aber keine kostenlose Dauerlösung. Auch Formulierungen wie „kostenlos starten“ oder „gratis erstellen“ sagen noch nicht, ob PDF-Export, weitere Bearbeitung und Datenmitnahme ohne Zahlung möglich sind.

Vier kostenlose Tools im Vergleich

Die folgende Übersicht beruht auf den offiziellen Angebotsseiten, geprüft am 19. August 2026. Sie ist keine Rangliste. Zugang und Eignung hängen von Unfallversicherungsträger, Branche, Arbeitsweise und IT-Umgebung ab.

Angebot	Zugang und Technik	Kostenlos nutzbarer Kern	Grenze vor dem Start prüfen
VBG GEDOKU	Windows-Anwendung als Einzelplatz- oder Netzwerklösung	VBG stellt eine Programmkopie kostenfrei bereit; Unternehmensstruktur, Kataloge und Gefährdungsbeurteilungen werden lokal geführt	Windows-Kompatibilität, interne Datensicherung, Updateverfahren und parallele Bearbeitung klären
BGHM Gefährdungsbeurteilung Online	Browserzugang über das Hauptkonto in meineBGHM	kostenfreie, verschlüsselte Online-Datenbank mit Vorlagen für Branchen der BGHM	nur für berechtigte Mitgliedsbetriebe; Vorlage auf den realen Arbeitsplatz anpassen
BGHW Gefährdungsbeurteilung Online	Registrierung mit UNR.S und Postleitzahl; Browser und mobiles Angebot	Brancheninhalte für Handel und Warenlogistik sowie Word- und PDF-Export	Zugangsdaten, Zuständigkeit der BGHW und Abdeckung der eigenen Tätigkeiten prüfen
EU-OSHA OiRA	webbasiertes Länder- und Branchenwerkzeug	kostenfreie, schrittweise Erstellung besonders für kleine und Kleinstunternehmen	nur ein fachlich und national passendes OiRA-Tool verwenden; fehlende Spezialanforderungen ergänzen

Für einen einzelnen Startstand gibt es zusätzlich den kostenlosen Online-Generator von ArbeitsschutzPilot. Er funktioniert ohne Konto und erzeugt einen PDF-Export. Er ist bewusst nicht als fünfte Vollsoftware aufgeführt, weil Aufgabenhistorie, laufende Reviews und Zusammenarbeit einen anderen Funktionsumfang darstellen.

Was eine kostenlose Lösung rechtlich abbilden muss

§ 5 ArbSchG verpflichtet den Arbeitgeber, die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen zu beurteilen und daraus erforderliche Schutzmaßnahmen zu ermitteln. Die Beurteilung richtet sich nach der Art der Tätigkeiten; gleiche Arbeitsbedingungen dürfen zusammengefasst werden. Ein allgemeiner Katalog ist daher nur Ausgangspunkt, nicht das fertige Ergebnis.

Nach § 6 ArbSchG müssen die Unterlagen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Arbeitsschutzmaßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung erkennen lassen. Die BAuA beschreibt dafür acht Prozessschritte: vorbereiten, Gefährdungen ermitteln, beurteilen, Maßnahmen festlegen, umsetzen, Wirksamkeit prüfen, dokumentieren und fortschreiben.

Kostenlose Software sollte mindestens folgende Informationen zusammenhalten:

eindeutig abgegrenzter Arbeitsbereich oder konkrete Tätigkeit
betroffene Beschäftigte und besondere Personengruppen
ermittelte Gefährdungen sowie verwendete Beurteilungsmaßstäbe
vorhandene und zusätzlich erforderliche Schutzmaßnahmen
verantwortliche Person, Umsetzungstermin und Status je Maßnahme
Kriterium, Termin und Ergebnis der Wirksamkeitskontrolle
Bearbeitungsstand, Freigabe, Version und Anlass einer Fortschreibung
Anhänge oder Verweise auf Messungen, Betriebsanweisungen und weitere Nachweise

Spezialvorschriften, etwa für Gefahrstoffe, Arbeitsmittel, Biostoffe oder Mutterschutz, können weitere Inhalte und Fachkunde verlangen. Kein Herstellerlogo und kein automatisch erzeugter Risikowert ersetzt diese Prüfung.

Praxistest: Software vor der Übernahme mit einem echten Fall prüfen

Prüfen Sie einen überschaubaren realen Arbeitsbereich im Testsystem. Ein geeigneter Fall enthält mindestens eine bereits beherrschte Gefährdung, eine offene Maßnahme, einen Termin und eine spätere Wirksamkeitskontrolle.

Testschritt	Aufgabe im Testsystem	Akzeptanzkriterium
1. Geltungsbereich	Betrieb, Standort, Bereich und Tätigkeit konkret anlegen	Datensatz ist eindeutig zuordenbar und enthält betriebliche Angaben
2. Gefährdung ergänzen	eine im Katalog fehlende betriebliche Gefährdung erfassen	eigene Texte, Quellen und Anlagen sind möglich
3. Bewertung begründen	vorhandenen Schutz und weiteren Handlungsbedarf festhalten	Entscheidung bleibt für eine zweite Person nachvollziehbar
4. Maßnahme steuern	Verantwortliche, Frist und Status eintragen	offene Aufgabe ist separat filterbar und mit der Gefährdung verbunden
5. Wirksamkeit prüfen	Kriterium und Prüftermin definieren, später Ergebnis speichern	Umsetzung und tatsächliche Risikominderung sind getrennt dokumentierbar
6. Änderung nachführen	Tätigkeit ändern und eine neue Fassung anlegen	alter Stand bleibt lesbar; Anlass, Datum und Bearbeitung sind erkennbar
7. Export kontrollieren	vollständigen PDF- oder bearbeitbaren Export erzeugen	Inhalte, offene Punkte, Anhänge, Version und Datum fehlen nicht
8. Ausstieg simulieren	Konto, Sicherung, Löschung und Datenmitnahme klären	Betrieb behält seine Nachweise auch bei Anbieter- oder Systemwechsel

Die BGN-Orientierungshilfe zur Auswahl von Arbeitsschutz-Software geht über die reine Gefährdungsbeurteilung hinaus. Als Basisfragen nennt sie unter anderem Datenschutz, Verantwortlichkeiten, Auswertungen von Maßnahmen und Terminen, dokumentierte Wirksamkeitsprüfungen sowie die Nachvollziehbarkeit, wer wann geprüft hat. Diese Kriterien gelten auch dann, wenn die Lizenz nichts kostet.

Ausschlusskriterien: Wann „gratis“ zu teuer wird

Brechen Sie den Test ab oder planen Sie einen kontrollierten Zusatzprozess, wenn eine dieser Bedingungen nicht gelöst ist:

Ein passender Branchenumfang fehlt, ohne dass eigene Gefährdungen ergänzt werden können.
Maßnahmen lassen sich nicht mit Verantwortlichen, Fristen und Kontrollergebnis verbinden.
Der vollständige Export ist kostenpflichtig, technisch unlesbar oder erst nach Vertragsabschluss möglich.
Frühere Fassungen werden überschrieben und eine freigegebene Version ist nicht rekonstruierbar.
Es gibt keine nachvollziehbaren Angaben zu Zugriff, Sicherung, Löschung oder Datenmitnahme.
Aktualisierungen von Katalogen und Rechtsbezügen bleiben ohne Datum oder Änderungshinweis.
Mehrere Bearbeitende teilen ein Konto, obwohl Freigaben und Änderungen Personen zuordenbar sein müssen.
Das Tool verspricht pauschale Rechtssicherheit, ohne betriebliche Grenzen und fachliche Verantwortung zu erklären.

Ein Ausschlusskriterium bedeutet nicht zwingend, dass das Produkt unbrauchbar ist. Es zeigt, welche Lücke der Betrieb organisatorisch oder mit einem anderen System schließen müsste. Diese Zusatzarbeit gehört in den Kostenvergleich.

Datenschutz, Export und Fortbestand getrennt bewerten

Cloudangebote und lokale Programme haben unterschiedliche Risiken. Bei einer Webanwendung sind insbesondere Zweck, Rollen, Auftragsverarbeitung, Speicher- und Löschkonzept zu klären. Erfassen Sie nur personenbezogene Angaben, die für den festgelegten Zweck notwendig sind. Gesundheitsdaten, Unfallbeschreibungen oder interne Mängel verdienen eine besonders restriktive Rechtevergabe.

Eine lokale Windows-Anwendung vermeidet nicht automatisch jedes Datenschutzproblem. Der Betrieb muss Updates, Zugriffsrechte, Sicherung und Wiederherstellung selbst organisieren. Legen Sie unabhängig vom Betriebsmodell fest, wo freigegebene Exporte liegen, wer Änderungen genehmigt und wie lange benötigte Nachweise verfügbar bleiben.

Testen Sie außerdem den Ausstieg, bevor echte Daten in größerem Umfang erfasst werden. Ein PDF sichert den sichtbaren Stand, eignet sich aber selten für eine spätere strukturierte Übernahme. Fragen Sie deshalb auch nach Tabellenexport, Anhängen, Bezeichnungen, eindeutigen IDs und der Verfügbarkeit nach Ende eines Kontos.

Wann laufende Software statt Gratiswerkzeug sinnvoll ist

Der Preis ist nicht der einzige Aufwand. Bei einem einzelnen Bereich kann ein kostenfreies Werkzeug völlig angemessen sein. Mit jeder zusätzlichen Übergabe, Liste und Erinnerung wächst jedoch der manuelle Koordinationsaufwand.

Eine laufende Gefährdungsbeurteilung Software wird relevant, wenn mehrere Standorte oder Freigaben, zahlreiche offene Maßnahmen, wiederkehrende Reviews und eine gemeinsame Historie gesteuert werden sollen. Für die breitere Suche nach kostenlosen Lösungen zu Unterweisung, Betriebsanweisung und anderen Arbeitsschutzaufgaben bleibt Arbeitsschutz Software kostenlos die passende Übersicht.

Berechnen Sie für beide Wege dieselben Positionen: Einrichtung, Schulung, Datenpflege, Erinnerungen, Export, Sicherung, Support und Systemwechsel. Eine kostenlose Lizenz mit vielen manuellen Nebenlisten kann im Betrieb mehr Zeit kosten als ein schlankes bezahltes System.

Welche Seite passt zu welchem Ziel?

Diese Seite beantwortet ausschließlich die Frage, welche kostenlosen Gefährdungsbeurteilungs-Tools es gibt und wie sie geprüft werden. Benachbarte Suchziele sind bewusst getrennt:

Ziel	Passende Vertiefung
sofort einen ersten PDF-Stand erzeugen	Gefährdungsbeurteilung online erstellen
eine Datei als Ausgangspunkt herunterladen	Gefährdungsbeurteilung Vorlage kostenlos
Tabellenlösung gezielt prüfen	Gefährdungsbeurteilung Vorlage Excel kostenlos
mobile Nutzung und Vor-Ort-Erfassung bewerten	Gefährdungsbeurteilung App
laufende Funktionen für kleine Unternehmen auswählen	Gefährdungsbeurteilung Software
kostenlose Werkzeuge im gesamten Arbeitsschutz einordnen	Arbeitsschutz Software kostenlos

Recherche, Quellenstand und fachliche Grenze

Für diese Fassung wurden zehn deutschsprachige Suchtreffer zu kostenloser Gefährdungsbeurteilung Software und Online-Tools untersucht. Die Ergebnisse reichten von Berufsgenossenschaftsangeboten über zeitlich begrenzte Tests bis zu Produkten mit kostenpflichtigem Export. Angaben zu Gratisnutzung, Zugang und Funktionen wurden nur übernommen, wenn sie auf der offiziellen Seite des jeweiligen Trägers bestätigt werden konnten.

Der Angebotsstand wurde am 19. August 2026 geprüft. Softwarebedingungen können sich kurzfristig ändern; Rechts- und Regelwerksbezüge sind vor einer betrieblichen Freigabe ebenfalls aktuell zu prüfen. Der Beitrag bietet eine Auswahl- und Prüfmethodik, aber keine Rechtsberatung, Zertifizierung oder fachkundige Beurteilung eines konkreten Arbeitsplatzes.

Produktmodule

Vom ersten Dokument zum laufenden Workflow

Die SaaS-Funktionen sind auf die wiederkehrenden Aufgaben kleiner Unternehmen zugeschnitten.

Gefährdungsbeurteilungen

Gefährdungen erfassen, typische Maßnahmen vorschlagen, Verantwortliche und Review-Datum dokumentieren.

Maßnahmenlisten

Aus jeder Beurteilung entstehen offene Aufgaben mit Frist, Status, Notizen und Export.

Unterweisungen

Unterweisungsvorlagen zuweisen, Status durch Workspace-Verantwortliche dokumentieren und Nachweise archivieren.

Dokumentenarchiv

PDF-Exporte, Versionen, Prüftermine und Nachweise bleiben auditbereit an einem Ort.

FAQ zu gefährdungsbeurteilung software kostenlos

Welche Software für Gefährdungsbeurteilungen ist wirklich kostenlos?

Am 19. August 2026 waren VBG GEDOKU, die Gefährdungsbeurteilung Online der BGHM und BGHW sowie OiRA ohne separates Softwareentgelt nutzbar. Die Bedingungen unterscheiden sich deutlich: BGHM und BGHW setzen einen Zugang für Mitgliedsunternehmen voraus, OiRA benötigt ein passendes Länder- und Branchenwerkzeug, GEDOKU läuft unter Windows. Prüfen Sie die offiziellen Angebotsseiten vor dem Einsatz erneut, weil Zugang, Version und Leistungsumfang geändert werden können.

Braucht man für BGHM oder BGHW Gefährdungsbeurteilung Online eine Mitgliedschaft?

Ja, der praktische Zugang ist an das jeweilige Mitgliedsunternehmen gebunden. Die BGHM stellt ihre Online-Datenbank über das Hauptkonto in meineBGHM bereit. Bei der BGHW werden für die kostenlose Registrierung die Unternehmensnummer in der Schreibweise UNR.S und die Postleitzahl des Unternehmenssitzes verlangt. Ein Betrieb sollte deshalb zuerst seinen zuständigen Unfallversicherungsträger klären, statt irgendeinen Branchenkatalog zu übernehmen.

Ist OiRA für deutsche Betriebe geeignet?

OiRA kann geeignet sein, wenn im Portal ein aktuelles Werkzeug für das Land und die konkrete Branche verfügbar ist. EU-OSHA richtet das Angebot besonders an kleine und Kleinstunternehmen. Ein OiRA-Bericht ist aber keine pauschale Bestätigung, dass alle deutschen Spezialvorschriften oder betrieblichen Besonderheiten abgedeckt sind. Prüfen Sie den Geltungsbereich des ausgewählten Tools und ergänzen Sie fehlende Gefährdungen, Personengruppen und nationale Anforderungen.

Erfüllt kostenlose Software automatisch die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung?

Nein. Nach § 5 ArbSchG muss der Arbeitgeber die tatsächlichen Arbeitsbedingungen beurteilen und erforderliche Schutzmaßnahmen ermitteln. § 6 verlangt nachvollziehbare Unterlagen zu Ergebnis, Maßnahmen und Ergebnis der Überprüfung. Ein Tool kann Felder, Kataloge und Exporte bereitstellen, aber weder den Arbeitsplatz besichtigen noch die fachliche Eignung einer Maßnahme garantieren. Der fertige Datensatz muss deshalb betrieblich geprüft, umgesetzt und fortgeschrieben werden.

Muss kostenlose Gefährdungsbeurteilung Software in der Cloud laufen?

Nein. VBG GEDOKU ist beispielsweise eine Windows-Anwendung, bei der die Daten lokal gespeichert werden können. Browserangebote erleichtern dagegen den Zugriff von mehreren Geräten, erfordern aber eine Prüfung von Konten, Berechtigungen, Auftragsverarbeitung, Speicherort, Löschung und Export. Für beide Betriebsarten muss der Betrieb Verfügbarkeit, Schutz vor unbefugten Änderungen, Datensicherung und einen geordneten Wechsel des Werkzeugs sicherstellen.

Was muss ein brauchbarer Export enthalten?

Ein belastbarer Export sollte Betrieb und Betrachtungseinheit, Tätigkeit, Gefährdungen, Bewertung, bereits vorhandene und zusätzliche Maßnahmen, verantwortliche Personen, Termine sowie den Stand der Wirksamkeitsprüfung erkennen lassen. Ergänzen Sie Erstellungs- oder Freigabedatum, Version und prüfende Person. Testen Sie außerdem, ob offene Maßnahmen und Anhänge vollständig exportiert werden. Eine ansprechend gestaltete PDF ohne Zuständigkeiten und Überprüfungsergebnis ist als laufender Nachweis zu schwach.

Wann reicht ein kostenloser Generator statt einer Software?

Ein Generator kann ausreichen, wenn ein kleiner Betrieb einen ersten, klar abgegrenzten Arbeitsbereich dokumentiert und Folgeaufgaben bewusst in einem anderen verlässlichen System führt. Er wird unpraktisch, sobald mehrere Bereiche, Versionen, Verantwortliche und Review-Termine parallel laufen. Dann müssen Beschäftigtenbeteiligung, Maßnahmenstatus, Wirksamkeitskontrollen und Änderungen über Dateigrenzen hinweg nachvollziehbar bleiben. Der PDF-Export ist also ein Startstand, kein automatischer Dauerprozess.

Wann lohnt der Wechsel zu kostenpflichtiger Gefährdungsbeurteilung Software?

Ein Wechsel ist sinnvoll, wenn der Aufwand für manuelle Listen, Erinnerungen und Dateiabgleiche größer wird als die Softwarekosten. Typische Signale sind mehrere Standorte, viele offene Maßnahmen, gestufte Freigaben, wiederkehrende Prüfungen, mehrere Bearbeitende oder Auditnachweise über längere Zeit. Vor dem Kauf sollte derselbe reale Anwendungsfall getestet werden wie beim Gratisangebot. Datenübernahme, vollständiger Export, Rollen, Support und Kündigungsfolgen gehören ausdrücklich in die Entscheidung.