Zuerst die passende Softwareklasse bestimmen

Wer nach Arbeitsmedizin Software sucht, vergleicht oft Produkte mit völlig unterschiedlichem Zweck. Ein Arbeitgeber will Vorsorgebedarf, Termine und Nachweise organisieren. Eine arbeitsmedizinische Praxis muss vertrauliche Anamnese, Untersuchungen und Abrechnung dokumentieren. Ein Konzern kann beide Bereiche benötigen, aber nicht mit denselben Zugriffsrechten.

Softwareklasse Hauptnutzer Typische Funktionen Klare Grenze
Arbeitgeberlösung HR, Arbeitsschutz, Führungskräfte Vorsorgekartei, Bedarf, Einladung, Terminstatus, Bescheinigung, Fristen keine Diagnosen oder Befunde
Praxissoftware Betriebsärzte, medizinisches Personal medizinische Akte, Befunde, Geräte, Labor, Abrechnung kein allgemeiner Arbeitgeberzugriff
Getrennte Plattform Betrieb und ärztliche Stelle Übergaben, Termine, Bescheinigungen, je Rolle eigene Oberfläche medizinische und organisatorische Datenräume trennen
EHS-Suite mit Arbeitsmedizin-Modul größere Organisationen Tätigkeiten, Gefährdungen, Vorsorgebedarf, Workflows, Dashboards medizinische Dokumentation nur in geschütztem Fachbereich

Für die engere Koordination einer betriebsärztlichen Stelle behandelt Betriebsarzt Software den Praxis- und Betriebsarztbezug. Vorsorgekartei Software fokussiert ausschließlich den gesetzlichen Arbeitgebernachweis. Kostenlose oder tabellenbasierte Lösungen werden auf Vorsorgekartei Software kostenlos eingeordnet. So bleiben die Suchintentionen getrennt und der Vergleich hier auf die übergreifende Systementscheidung konzentriert.

Was der Arbeitgeber tatsächlich dokumentieren muss

Nach § 3 Absatz 4 ArbMedVV führt der Arbeitgeber eine Vorsorgekartei mit der Angabe, dass, wann und aus welchem Anlass Vorsorge stattgefunden hat. Die Kartei darf automatisiert geführt werden. Bei Beschäftigungsende sind die betreffenden Angaben auszuhändigen und grundsätzlich anschließend zu löschen, sofern keine andere Vorschrift oder Arbeitsmedizinische Regel etwas anderes bestimmt.

§ 6 Absatz 3 ArbMedVV begrenzt zugleich, was die Vorsorgebescheinigung transportiert: statt eines Befunds nennt sie den erfolgten Termin, Datum, Anlass und den aus ärztlicher Sicht nächsten angezeigten Zeitpunkt. Medizinische Inhalte und Ergebnisse bleiben vertraulich. Die BAuA erläutert, dass Vorsorge individuelle Beratung ist, Untersuchungen der Zustimmung bedürfen und Ergebnisse der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen.

Ein Arbeitgeber-System sollte deshalb strukturiert abbilden:

  • Arbeitsbereich, Tätigkeit und zugrunde liegende Gefährdungsbeurteilung
  • Pflicht-, Angebots- oder Wunschvorsorge und konkreten Anlass
  • verantwortliche arbeitsmedizinische Stelle
  • Status von Angebot, Veranlassung, Termin und Bescheinigung
  • Datum der Vorsorge und nächste organisatorische Prüfung
  • Kopie bei Austritt, Export und geregelte Löschung
  • neutrale Maßnahmen, ohne Rückschluss auf individuelle Diagnosen

Die ausführlichen Pflichtfelder und Aufbewahrungsfälle stehen auf der Seite Vorsorgekartei. Dieser Beitrag bleibt bewusst bei der Auswahl des Gesamtsystems.

Marktvergleich 2026: Funktionen nach Anbieterangaben

Die folgende Übersicht ist keine Rangliste. Sie ordnet öffentlich beschriebene Funktionen nach Softwareklasse ein. Herstellerangaben wurden am 11. August 2026 geprüft; Leistungsumfang, Vertrag, Preis und technische Umsetzung müssen Interessenten direkt bestätigen lassen.

Lösung Erkennbarer Schwerpunkt Öffentlich beschriebene Funktionen Im Test besonders prüfen
Quentic Arbeitsmedizin EHS-Suite für Unternehmen digitale Vorsorgekartei, Bedarfsermittlung, Rollen, Workflows und Dashboards Abgrenzung zum übrigen EHS-System, Export, Berechtigungstiefe
Armedo gemeinsame Plattform mit zwei Perspektiven Vorsorgekartei, Fristen, Termine sowie getrennte Oberflächen für Unternehmen und Ärzteschaft Datentrennung, Mandantenwechsel, Schnittstellen und Rückgabe bei Vertragsende
ERGODAT modulares System für Arbeits- und Betriebsmedizin ERGONOMED für arbeitsmedizinische Prozesse, ERGONODAT als Vorsorgekartei und separates Terminportal benötigte Module, Datenabgleich, Hosting und Migrationsweg
CGM ISIS MED medizinisches Fachsystem digitale Probandenakte, Geräte- und Laborschnittstellen, Fristen, Kalender und Berichte Eignung für die eigene IT, medizinische Schnittstellen und Arbeitgeberportal
VorsorgeDesk webbasierte Praxissoftware Vorsorgedokumentation, Fristen, Bescheinigungen, GOÄ-Abrechnung und Audit-Log Funktionsreife, Datenexport, Rechte und Abrechnungsanforderungen
EnVita.one Zusammenarbeit zwischen Dienst und Betrieb Personalstamm, Vorsorgekartei, Einladungen, Online-Termine und digitale Bescheinigungen Rollenmodell, Dateneigentum, Übertragung und Austrittsprozess

Große Funktionslisten sind kein Qualitätsbeweis. Für einen kleinen Betrieb kann ein schlanker Arbeitgeberworkflow angemessener sein als eine medizinische Vollakte. Eine arbeitsmedizinische Praxis braucht dagegen Funktionen, die eine reine EHS-Suite nicht ersetzen kann. Der belastbare Vergleich entsteht erst durch Testfälle, Vertragsunterlagen und eine Datenschutzprüfung.

Zwölf Auswahlkriterien für den Praxistest

1. Nutzer und Verantwortungen

Vor der Demo festlegen, wer Auftraggeber, Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter und berechtigte Nutzer sind. Arbeitgeber, Betriebsarzt, externer Dienst und Softwareanbieter können je nach Prozess unterschiedliche Rollen haben. Die Oberfläche muss diese Realität abbilden.

2. Zweck- und Datentrennung

Vorsorge, Eignung und kurative Behandlung sind nicht austauschbar. Ein System sollte eigene Vorgangstypen, Formulare, Berechtigungen und Mitteilungswege anbieten. Eignungsuntersuchungen werden auf Eignungsuntersuchung Software vertieft.

3. Pflichtfelder statt riskanter Freitexte

Auswahllisten für Anlass, Status und Datum reduzieren das Risiko, dass Nutzer Diagnosen oder Beschwerden in allgemeine Aufgaben schreiben. Freitext sollte begrenzt, erklärt und nach Berechtigung getrennt sein.

4. Berechtigungen bis auf Feldebene

Ein globales Recht „Arbeitsmedizin sehen“ ist zu grob. Testen sollte man Rollen für HR, Führungskraft, Arbeitsschutz, Betriebsarzt, medizinische Assistenz, Systemadministration und Revision. Entscheidend ist, was jede Rolle sehen, ändern, exportieren und löschen kann.

5. Fristen mit nachvollziehbarer Grundlage

Die Software darf einen Termin vorschlagen, aber nicht die Gefährdungsbeurteilung oder ärztliche Entscheidung ersetzen. Jede Wiedervorlage sollte Quelle, Auslöser, manuelle Änderung und Verantwortlichen nachvollziehbar zeigen.

6. Einladungen ohne unnötige Offenlegung

Kalendertexte, E-Mails und Benachrichtigungen können sensible Hinweise verraten. Prüfen sollte man Betreffzeilen, Empfänger, Anhänge, Stellvertretungen und sichtbare Kalenderdetails mit realistischen Rollen.

7. Bescheinigung und Übergabe

Ein digitaler Rückkanal sollte den organisatorischen Nachweis sicher übermitteln, ohne ärztliche Befunde in den Arbeitgeberbereich zu kopieren. Dabei sind Version, Empfang, Zuordnung und der nächste angezeigte Vorsorgetermin nachvollziehbar zu halten.

8. Export, Portabilität und Vertragsende

Vor dem Kauf einen vollständigen Testexport verlangen. Stammdaten, Kartei, Historie, Dokumente, Protokolle und Berechtigungen müssen in verständlichen Formaten zurückgegeben werden können. Ebenso wichtig ist eine bestätigte Löschung von Produktiv-, Sicherungs- und Testdaten.

9. Schnittstellen und Datenqualität

HR-Import, Single Sign-on, Kalender, EHS-Systeme und medizinische Geräte sparen Arbeit, schaffen aber neue Fehlerwege. Dubletten, ausgeschiedene Beschäftigte, Standortwechsel und fehlgeschlagene Übertragungen gehören in die Abnahme.

10. Datenschutzvertrag und Unterauftragnehmer

Gesundheitsdaten sind nach Artikel 9 DSGVO besonders geschützt. Auch ein Arbeitgeberworkflow verarbeitet personenbezogene Daten und muss Datenminimierung beachten. Zu prüfen sind Rechtsgrundlagen, Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer, Drittlandtransfers, Speicherorte und Unterstützung bei Betroffenenrechten.

11. Sicherheit und Wiederherstellung

Mehrfaktor-Authentisierung, Verschlüsselung, Protokollierung, Rechteentzug, Sicherungen und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle sollten nicht nur im Prospekt stehen. Der Anbieter sollte Wiederherstellungsziele, Zuständigkeiten und vorhandene Prüfberichte nachvollziehbar belegen.

12. Einführung, Betrieb und Gesamtkosten

Zu Lizenzkosten kommen Datenbereinigung, Migration, Konfiguration, Schulung, Schnittstellen, Support und spätere Exporte. Ein Pilot mit einer Organisationseinheit zeigt besser als eine Präsentation, wie viel manuelle Arbeit tatsächlich verbleibt.

Abnahmetest mit acht realistischen Fällen

Eine gute Demo folgt nicht dem idealen Klickpfad des Herstellers. Sie spielt alltägliche und fehleranfällige Situationen mit anonymisierten Daten durch:

  1. Neue Person beginnt eine Tätigkeit mit Pflichtvorsorge.
  2. Ein Angebot wird dokumentiert, aber nicht angenommen.
  3. Mehrere Anlässe sollen in einem Termin gebündelt werden.
  4. Ein Termin wird verschoben und eine Bescheinigung fehlt.
  5. Eine Eignungsbeurteilung bleibt technisch von Vorsorge getrennt.
  6. Eine Führungskraft wechselt und verliert sofort ihre alten Rechte.
  7. Eine Person wechselt Standort und Tätigkeit, ohne Dublette zu werden.
  8. Bei Austritt werden Kopie, Export und Löschprüfung ausgelöst.

Für jeden Fall sollte feststehen, welche Rolle welche Daten sieht, welche Benachrichtigung ausgelöst wird und wie eine fehlerhafte Eingabe korrigiert werden kann. Erst danach lassen sich zwei Anbieter fair bewerten.

Anbieter mit einer gewichteten Matrix bewerten

Eine Bewertungsmatrix verhindert, dass eine auffällige Einzelfunktion die wichtigeren Anforderungen überdeckt. Zuerst werden Ausschlusskriterien geprüft: fehlende Zwecktrennung, unklarer Datenexport oder nicht akzeptable Vertragsbedingungen führen nicht nur zu Punktabzug, sondern zum Ende der Prüfung. Die verbleibenden Lösungen können zum Beispiel so gewichtet werden:

Bewertungsblock Beispielgewicht Belege in der Auswahlakte
Datenschutz, Rollen und Sicherheit 30 % Rechte-Test, Verträge, technische Nachweise
Fachprozess und Rechtsanforderungen 25 % acht Abnahmefälle, Fachkonzept, Protokoll
Bedienung und Barrierefreiheit 15 % Pilotfeedback der tatsächlichen Nutzer
Schnittstellen und Datenportabilität 15 % Import-, Export- und Fehlertest
Einführung, Support und Gesamtkosten 15 % Festpreisanteile, Aufwand, Servicezeiten

Jede Wertung sollte eine kurze Begründung und einen überprüfbaren Beleg erhalten. Aussagen wie „DSGVO-konform“ oder „revisionssicher“ reichen ohne konkrete Vertrags- und Testnachweise nicht aus. Werden Gewichte vor den Produktdemos beschlossen, bleibt die Entscheidung auch für Einkauf, Datenschutz, Betriebsarzt und Beschäftigtenvertretung nachvollziehbar.

Entscheidungsregel nach Bedarf

Ein Betrieb, der nur Anlass, Terminstatus, Vorsorgekartei und Maßnahmen organisieren will, startet mit einer datensparsamen Arbeitgeberlösung. Ein interner arbeitsmedizinischer Dienst mit Untersuchung, Befund und Abrechnung prüft eine Fach- oder Praxissoftware. Werden beide Seiten auf einer Plattform verbunden, ist die technisch und vertraglich belegte Trennung der Datenräume das zentrale Kriterium. Für das umfassendere EHS-Portfolio ist Arbeitsschutz Software die eigene Vergleichsseite.

Grenzen von ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot ist kein medizinisches Praxisverwaltungssystem. Es kann Arbeitgeberprozesse rund um Gefährdungsbeurteilung, Vorsorgeanlass, Terminstatus, Nachweise, Maßnahmen und Reviews strukturieren. Medizinische Bewertung, Befunde, Beratung und ärztliche Dokumentation bleiben bei der zuständigen arbeitsmedizinischen Stelle.

Wenn ein Betriebsarzt eine vollständige Praxissoftware mit medizinischer Akte, Abrechnung, Befundmanagement und Geräteanbindung benötigt, ist ein spezialisiertes arbeitsmedizinisches System erforderlich. Wenn ein Betrieb Arbeitsschutz, Vorsorgekartei, Eignungsstatus und Nachweise datensparsam organisieren will, passt ein schlanker Arbeitsschutzworkflow besser.