Was gehört in ein Gefahrstoffverzeichnis?

Nach § 6 Abs. 12 Gefahrstoffverordnung muss das Gefahrstoffverzeichnis genau diese fünf Mindestangaben enthalten:

  1. Bezeichnung des Gefahrstoffs
  2. Einstufung des Gefahrstoffs oder Angaben zu den gefährlichen Eigenschaften
  3. Angaben zu den im Betrieb verwendeten Mengenbereichen
  4. Bezeichnung der Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte gegenüber dem Gefahrstoff exponiert sein können
  5. Verweis auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter

Das ist der verbindliche Kern. Hersteller, Lagerort, Piktogramme, P-Sätze, Verantwortliche oder Prüftermin können den betrieblichen Nutzen deutlich erhöhen, sind aber keine zusätzlichen Mindestangaben des § 6 Abs. 12.

Fachstand: 7. August 2026. Der Wortlaut wurde mit der aktuellen amtlichen Fassung der GefStoffV und Abschnitt 5.8 der TRGS 400 bei der BAuA abgeglichen.

Die fünf Pflichtangaben richtig ausfüllen

Die Bezeichnungen im Gesetz sind knapp. In der Praxis entscheidet die Qualität jedes Feldes darüber, ob aus der Tabelle eine belastbare Informationsquelle oder nur eine Einkaufsliste wird.

Pflichtfeld Was konkret einzutragen ist Typischer Fehler
Bezeichnung eindeutiger Produkt-, Handels- oder Stoffname, möglichst passend zu Etikett und SDB Sammelbegriff wie „Reiniger“ ohne Produktbezug
Einstufung oder gefährliche Eigenschaften CLP-Gefahrenklasse, -kategorie, H-Sätze und gegebenenfalls EUH-Sätze oder andere Eigenschaften, die den Stoff zum Gefahrstoff machen nur ein Piktogramm oder eine alte Kennzeichnung übernehmen
Mengenbereich betrieblich definierte Spanne der verwendeten Menge mit verständlicher Einheit und Bezugslogik nur die Gebindegröße nennen, obwohl mehrere Gebinde verwendet werden
Arbeitsbereich Bereich, in dem Beschäftigte exponiert sein können, bei Bedarf mit Tätigkeit nur Lagerort oder Kostenstelle nennen
SDB-Verweis eindeutig auffindbarer Link, Ablagepfad oder Dokumentenschlüssel zum richtigen Produkt SDB-Ordner ohne Zuordnung zur Tabellenzeile

1. Bezeichnung des Gefahrstoffs

Die Bezeichnung muss das verwendete Produkt oder den Stoff eindeutig identifizieren. Die TRGS 400, Abschnitt 5.8 nennt als Beispiel den Produkt- oder Handelsnamen aus dem Sicherheitsdatenblatt.

Bei Gemischen ist daher der genaue Handelsname meist hilfreicher als nur ein einzelner Inhaltsstoff. Hersteller, Lieferant, Artikelnummer oder interne Stoffnummer sind sinnvolle Zusatzfelder, wenn gleichnamige Varianten vorkommen. Ein Eintrag wie „Desinfektionsmittel“ ist zu ungenau, wenn im Betrieb mehrere Produkte mit unterschiedlicher Einstufung eingesetzt werden.

2. Einstufung oder gefährliche Eigenschaften

Die GefStoffV lässt zwei Wege zu: die Einstufung des Gefahrstoffs oder Angaben zu den gefährlichen Eigenschaften. TRGS 400 konkretisiert die CLP-Einstufung mit Gefahrenklasse, Gefahrenkategorie, H-Sätzen und gegebenenfalls ergänzenden EUH-Sätzen.

Das Feld sollte deshalb nicht auf ein Symbol wie GHS02 oder GHS07 reduziert werden. Ein Piktogramm kann mehrere Gefahrenklassen abdecken und ersetzt die genaue Einstufung nicht. Signalwort, Piktogramme und P-Sätze erleichtern die betriebliche Nutzung, bleiben aber Zusatzangaben. Die Quelle ist regelmäßig Abschnitt 2 des aktuellen Sicherheitsdatenblatts.

Nicht jeder Gefahrstoff trägt zwingend ein Gefahrstoffpiktogramm. Die TRGS 400 nennt auch nicht als gefährlich eingestufte Arbeitsstoffe, die aufgrund ihrer Eigenschaften oder Arbeitsbedingungen gefährden können, sowie Stoffe mit Arbeitsplatzgrenzwert. In solchen Fällen müssen die ermittelten gefährlichen Eigenschaften verständlich dokumentiert werden.

3. Verwendeter Mengenbereich

Gefordert ist ein Mengenbereich, keine punktgenaue Inventurzahl. Weder die GefStoffV noch TRGS 400 geben feste Stufen vor. Betriebe dürfen deshalb passende, einheitliche Spannen festlegen, zum Beispiel „bis 1 Liter“, „über 1 bis 5 Liter“ und „über 5 bis 20 Liter“. Diese Spannen sind nur Beispiele, keine gesetzlichen Grenzwerte.

Vor der Festlegung muss klar sein, welche Größe die Spanne beschreibt: typischer Bestand, eingesetzte Menge pro Vorgang oder Verbrauch in einem festgelegten Zeitraum. Die gewählte Logik sollte in der Verfahrensbeschreibung stehen und im gesamten Verzeichnis gleich angewendet werden.

Eine Gebindegröße allein genügt häufig nicht. Fünf Kanister mit je zehn Litern sind betrieblich etwas anderes als ein einzelner Zehn-Liter-Kanister. Für Lager- und Notfallfragen können deshalb tatsächlicher Höchstbestand, Anzahl der Gebinde und Lagerort als getrennte Zusatzfelder sinnvoll sein.

4. Arbeitsbereich mit möglicher Exposition

Das Gesetz fragt nicht nur, wo ein Stoff steht, sondern wo Beschäftigte ihm gegenüber exponiert sein können. Der Arbeitsbereich muss daher die betriebliche Realität abbilden. „Lager 2“ ist kein Ersatz für „Teilereinigung in Werkstatt Nord“, wenn die Exposition bei der Anwendung entsteht.

Wird dasselbe Produkt in mehreren Bereichen unter unterschiedlichen Bedingungen eingesetzt, sind mehrere Zuordnungen oder getrennte Zeilen oft übersichtlicher. Tätigkeit, Aufnahmeweg und betroffene Beschäftigtengruppe sind nützliche Zusatzfelder. Sie erleichtern die Verbindung zur Gefährdungsbeurteilung für Gefahrstoffe.

5. Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt

Der Verweis muss zum konkreten Produkt führen. Geeignet sind ein funktionierender Dokumentenlink, ein eindeutiger Ablagepfad oder eine Dokumenten-ID. Zusätzlich sollten Datum oder Version des Sicherheitsdatenblatts sichtbar sein, damit ein Produktwechsel oder eine neue Fassung einen Review auslöst.

Ein Link ersetzt die fachliche Prüfung nicht. TRGS 400 bezeichnet das aktuelle SDB als wichtigste Informationsquelle und verlangt, offensichtliche Lücken, Widersprüche oder Fehler zu prüfen. Fehlt ein erforderliches Datenblatt, sollte der Eintrag als offen gekennzeichnet und das SDB beim Lieferanten angefordert werden. Mehr dazu steht im Leitfaden Sicherheitsdatenblatt für Gefahrstoffe.

Pflichtfelder und sinnvolle Zusatzfelder trennen

Eine klare Kennzeichnung verhindert, dass freiwillige Felder als gesetzliche Muss-Angaben dargestellt werden. Gleichzeitig bleibt die Liste praktisch nutzbar.

Kategorie Felder Zweck
Pflicht nach § 6 Abs. 12 Bezeichnung, Einstufung oder Eigenschaften, Mengenbereich, Arbeitsbereich, SDB-Verweis rechtlicher Mindestinhalt
Stoffidentität Hersteller, Lieferant, Artikelnummer, CAS- oder EG-Nummer bei Stoffen Verwechslungen vermeiden
Kennzeichnung H- und EUH-Sätze, Signalwort, Piktogramme, P-Sätze schnelle Orientierung und Dokumentenpflege
Betrieblicher Bezug Tätigkeit, Verwendungszweck, Lagerort, Gebinde, Häufigkeit, Expositionsweg Gefährdungsbeurteilung und Lagerprüfung unterstützen
Dokumente SDB-Version, Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung, Unterweisung Belegkette und Folgeprozesse verbinden
Pflege Status, Verantwortliche, Änderungsdatum, nächster Prüftermin Aktualität steuerbar machen

H- und EUH-Sätze gehören zur genauen CLP-Einstufung, wenn diese für das Pflichtfeld verwendet wird. P-Sätze beschreiben Sicherheitshinweise und sind nützlich, aber keine eigene Pflichtspalte des Gefahrstoffverzeichnisses. Schutzmaßnahmen sollten außerdem nicht ungeprüft aus P-Sätzen abgeleitet werden. Maßgeblich ist die konkrete Gefährdungsbeurteilung.

Welche Gefahrstoffe müssen erfasst werden?

Die Ermittlung beginnt nicht bei der Einkaufsliste. § 6 Abs. 1 GefStoffV verlangt zu prüfen, ob Beschäftigte Tätigkeiten mit Gefahrstoffen ausüben oder ob Gefahrstoffe bei Tätigkeiten entstehen oder freigesetzt werden können.

Zu prüfen sind insbesondere:

  • eingekaufte Stoffe und Gemische mit gefährlicher Einstufung
  • innerbetrieblich hergestellte Stoffe, Gemische und Zwischenprodukte
  • entstehende oder freigesetzte Gefahrstoffe wie Schweißrauche, Holzstaub oder Abgase
  • Arbeitsstoffe ohne Gefahrstoffkennzeichnung, die aufgrund ihrer Eigenschaften oder Verwendung gefährden können
  • Stoffe mit Arbeitsplatzgrenzwerten oder anderen relevanten Beurteilungsmaßstäben
  • nicht mehr verwendete Produkte bis zur eindeutigen Ausbuchung, Entsorgung oder Archivierung

Die BGW beschreibt beim Gefahrstoffverzeichnis ausdrücklich auch verwendete, entstehende oder freigesetzte gefährliche Stoffe und Produkte. Das ist ein wichtiger Prüfpunkt, weil reine Bestell- oder Lagerlisten prozessbedingte Gefahrstoffe meist nicht enthalten.

Wann greift die Ausnahme bei geringer Gefährdung?

Die Ausnahme gilt nur, wenn ausschließlich Tätigkeiten mit geringer Gefährdung nach § 6 Abs. 13 GefStoffV ausgeübt werden. Eine kleine Packung, ein haushaltsübliches Produkt oder seltene Nutzung beweist das allein nicht.

Nach TRGS 400, Abschnitt 6.2 sind gemeinsam zu beurteilen:

  • gefährliche Eigenschaften des Stoffes
  • konkrete Arbeitsbedingungen
  • verwendete Stoffmenge
  • Höhe und Dauer der Exposition
  • ob ausgewählte allgemeine Maßnahmen nach § 8 GefStoffV ausreichen

Einen allgemeingültigen Grenzwert für eine „geringe Menge“ gibt es nicht. Die Entscheidung muss aus der fachkundigen Gefährdungsbeurteilung hervorgehen. Stoffe einfach wegen kleiner Gebinde aus der Liste zu löschen, ist daher keine belastbare Vorgehensweise.

Wer muss auf welche Inhalte zugreifen können?

§ 6 Abs. 12 Satz 4 GefStoffV verlangt Zugang für alle betroffenen Beschäftigten und ihre Vertretung zu den Angaben aus Nummer 1, 2, 4 und 5:

  • Bezeichnung des Gefahrstoffs
  • Einstufung oder gefährliche Eigenschaften
  • Arbeitsbereich mit möglicher Exposition
  • Verweis auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter

Der Mengenbereich aus Nummer 3 ist von dieser ausdrücklichen Zugangsregel nicht umfasst. Das ist keine Erlaubnis für eine schwer auffindbare Gesamtlösung. Die übrigen Angaben und die SDB-Zuordnung müssen ohne unnötige Hürden erreichbar sein. Nach § 14 GefStoffV und TRGS 555 ist außerdem der Zugang zu den Sicherheitsdatenblättern sicherzustellen.

Papier, Excel, PDF oder Software sind möglich. Entscheidend sind ein kontrollierter aktueller Stand, lesbare Informationen, klare Zugriffsrechte und ein Ausfallweg, wenn das digitale System am Arbeitsplatz nicht verfügbar ist.

Gefahrstoffverzeichnis, SDB und Gefährdungsbeurteilung sind nicht dasselbe

Jedes Dokument beantwortet eine andere Frage:

Dokument Kernfrage Ersetzt nicht
Gefahrstoffverzeichnis Welche Gefahrstoffe, Mengenbereiche und Expositionsbereiche gibt es? konkrete Bewertung der Tätigkeit
Sicherheitsdatenblatt Welche Stoff- und Produktinformationen liefert der Lieferant? betriebliche Arbeitsbedingungen und Schutzentscheidung
Gefährdungsbeurteilung Welche Gefährdung entsteht bei der konkreten Tätigkeit und welche Maßnahmen sind nötig? zentrale Stoffübersicht
Betriebsanweisung Wie werden Gefahren und Schutzregeln arbeitsplatzbezogen vermittelt? Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung
Unterweisung Wie werden Beschäftigte informiert und zum sicheren Verhalten befähigt? schriftliche Dokumente und Wirksamkeitskontrolle

Das Verzeichnis kann nach TRGS 400 Teil der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung sein. Es bleibt aber eine Übersicht und wird nicht automatisch zur vollständigen Gefährdungsbeurteilung. Die Umsetzung der Beschäftigteninformation ist im Beitrag Betriebsanweisung Gefahrstoffe eingeordnet.

So sieht eine prüfbare Eintragslogik aus

Diese Kurzlogik zeigt, aus welcher Quelle jedes Pflichtfeld stammt. Ein vollständig ausgefülltes Beispiel mit Musterzeilen finden Sie separat unter Gefahrstoffverzeichnis Muster.

Feld Primäre Quelle Prüffrage
Bezeichnung Etikett und SDB Abschnitt 1 Passen Produkt, Hersteller und Datenblatt zusammen?
Einstufung SDB Abschnitt 2 oder dokumentierte eigene Ermittlung Sind Gefahrenklasse, Kategorie, H- und EUH-Sätze aktuell?
Mengenbereich Einkauf, Lager, Verbrauchsdaten und Bereichsauskunft Ist die Bezugslogik klar und die Spanne realistisch?
Arbeitsbereich Begehung, Tätigkeitsbeschreibung und Gefährdungsbeurteilung Wo ist eine Exposition tatsächlich möglich?
SDB-Verweis Dokumentenablage Öffnet der Verweis das richtige und aktuelle Dokument?

Freigaberegel: Fehlt eines der fünf Pflichtfelder oder ist die Zuordnung nicht belegbar, sollte der Datensatz als „in Prüfung“ markiert werden. Ein leerer Wert darf nicht durch eine Vermutung aus einer alten Vorlage ersetzt werden.

Wann muss der Inhalt aktualisiert werden?

TRGS 400 verlangt einen aktuellen Stand, nennt aber keine starre jährliche Frist. Die BGW empfiehlt eine jährliche Überprüfung. Sie ist ein sinnvoller Mindestkontrollpunkt, ersetzt jedoch keine anlassbezogene Änderung.

Sofortiger Prüfbedarf entsteht insbesondere bei:

  • neuem Produkt, neuem Stoff oder neuer Tätigkeit
  • geändertem Sicherheitsdatenblatt oder geänderter CLP-Einstufung
  • Produktwechsel bei gleichem Verwendungszweck
  • geändertem Mengenbereich, Gebinde oder Lagerkonzept
  • neuem Arbeitsbereich oder veränderter Exposition
  • neuen Grenzwerten, Erkenntnissen, Unfällen oder Beinahe-Ereignissen
  • Ersatz, Sperrung, Entsorgung oder Aufgabe eines Stoffes

Ein klarer Prozess verbindet Einkauf, Bereichsverantwortliche und fachkundige Prüfung. Neue Stoffe sollten vor ihrer ersten Verwendung erfasst werden. Ein überarbeiteter SDB-Stand sollte automatisch die Prüfung von Einstufung, Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Unterweisung auslösen.

Besondere Anforderungen bei der Lagerung

Das allgemeine Verzeichnis nach § 6 Abs. 12 ist nicht automatisch ein vollständiger Lager- oder Notfallplan. Bei Lagerung verlangt TRGS 510, Abschnitt 4 ebenfalls ein Gefahrstoffverzeichnis mit SDB-Verweis. Für Notfälle soll es außerhalb des Lagers verfügbar sein; je nach Gefährdungsbeurteilung kann ein Lagerplan mit Lagerklassen und Lagermengen sinnvoll sein.

Deshalb sind Lagerort, Lagerklasse, Höchstbestand und Gebindezahl wertvolle Zusatzfelder. Sie dürfen den Pflicht-Arbeitsbereich jedoch nicht ersetzen. Der Lagerort beantwortet, wo der Stoff aufbewahrt wird. Der Arbeitsbereich beantwortet, wo Beschäftigte exponiert sein können.

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Die Themen im Gefahrstoff-Cluster sind bewusst getrennt. So bleibt die Suchintention eindeutig und mehrere Seiten konkurrieren nicht um dieselbe Aufgabe.

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Checkliste für die Inhaltsprüfung

Vor Freigabe oder Review sollten Sie diese Punkte mit den tatsächlichen Betriebsdaten prüfen:

  • Jede Zeile bezeichnet das Produkt oder den Stoff eindeutig.
  • Einstufung oder gefährliche Eigenschaften sind aus einer aktuellen, belegbaren Quelle übernommen.
  • Der Mengenbereich hat Einheit und eine im Betrieb dokumentierte Bezugslogik.
  • Der Arbeitsbereich beschreibt eine mögliche Exposition, nicht nur den Lagerort.
  • Der SDB-Verweis führt eindeutig zum richtigen Produkt und Stand.
  • Entstehende und freigesetzte Gefahrstoffe wurden mitbetrachtet.
  • Ausnahmen wegen geringer Gefährdung sind durch die Gefährdungsbeurteilung begründet.
  • Die gesetzlich genannten Angaben sind für Betroffene und ihre Vertretung zugänglich.
  • Pflichtfelder und freiwillige Organisationsfelder sind erkennbar getrennt.
  • Änderungen lösen eine Prüfung der verbundenen Dokumente und Maßnahmen aus.

Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot kann die Pflichtfelder mit Dokumenten, Arbeitsbereichen und Review-Aufgaben verbinden. So bleibt sichtbar, welcher Eintrag freigegeben ist und wo Angaben fehlen.

  • Stoff und SDB eindeutig miteinander verknüpfen
  • Mengenbereich und Arbeitsbereich als eigene Pflichtfelder führen
  • fehlende Daten statt mit Platzhaltern als offene Aufgabe markieren
  • Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Unterweisung zuordnen
  • Verantwortliche, Änderungsdatum und nächsten Review dokumentieren
  • einen freigegebenen Verzeichnisstand für Beschäftigte und Prüfung ausgeben

Die Software unterstützt Struktur und Pflege. Ob ein Arbeitsstoff Gefahrstoff ist, ob die Ausnahme bei geringer Gefährdung greift und welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind, bleibt eine fachkundige betriebliche Beurteilung.

Offizielle Quellen und fachliche Einordnung

Für die Prüfung dieses Beitrags wurden vorrangig amtliche Regeln und Informationen der gesetzlichen Unfallversicherung verwendet:

Bei abweichenden oder später geänderten Angaben ist die aktuelle amtliche Fassung maßgeblich. Die Vollständigkeit eines konkreten Gefahrstoffverzeichnisses lässt sich nur anhand der tatsächlich verwendeten oder entstehenden Stoffe, Tätigkeiten und Arbeitsbedingungen prüfen.