Kostenloser Download: Regalprüfung-Protokoll als Excel-Vorlage oder als druckfertige PDF-Vorlage. Beide Dateien sind ohne Registrierung verfügbar und haben den geprüften Quellenstand vom 11. August 2026.

Regalprüfung-Protokoll: die kurze Antwort

Nach § 14 Absatz 7 BetrSichV muss eine Prüfaufzeichnung mindestens Art, Umfang und Ergebnis der Prüfung sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person enthalten. Diese Mindestangaben beantworten noch nicht, wo ein Mangel liegt, wer ihn beseitigt und wann eine Freigabe erfolgte. Ein praxistaugliches Regalprüfung-Protokoll ergänzt deshalb:

  • Unternehmen, Standort, Bereich und eindeutige Regal-ID
  • Regalart, Hersteller, Typ und Anlagenumfang
  • Prüfanlass, Prüfdatum und verwendete Grundlagen
  • nicht geprüfte Bereiche mit Begründung
  • Mangel-ID, genaue Position, Bauteil, Befund und Messwert
  • Gefahrenstufe und unverzügliche Schutzmaßnahme
  • weitere Maßnahme, verantwortliche Person und Termin
  • Reparaturnachweis, Nachprüfung und dokumentierte Freigabe
  • nächster Prüftermin und kontrollierte Ablage des Abschlussstands

Ein leeres Muster belegt keine sichere Regalanlage. Es strukturiert die Aufzeichnung; Prüfumfang, Bewertung und Freigabe bleiben Aufgaben der fachlich zuständigen Personen.

Excel- und PDF-Vorlage im Vergleich

Datei Enthalten Geeignet für
Excel-Vorlage herunterladen drei Tabellenblätter, Protokoll, Mängelregister für 100 Einträge, Ausfüllhilfe, Auswahllisten und Live-Summen Bearbeitung, Filterung, Termin- und Statuspflege
PDF-Vorlage herunterladen fünf A4-Querformatseiten, Prüfauftrag, Ergebnis, Maßnahmen, Signatur, 30 Mangelzeilen, Ausfüllhilfe und Quellen Ausdruck, Vor-Ort-Erfassung und versionierter Abschlussnachweis

Die Excel-Datei zählt erfasste, rote, orange und noch offene Mängel. Im Register sind Gefahrenstufe und Bearbeitungsstatus auswählbar. Die PDF-Datei ist bewusst statisch und enthält keine versteckten Formularfelder. Dadurch lässt sie sich ausdrucken oder nach betrieblicher Freigabe in ein kontrolliertes Dokumentenarchiv übernehmen.

Beide Vorlagen trennen das Prüfprotokoll vom Mängelregister. So bleibt der von der befähigten Person verantwortete Prüfabschluss erkennbar, während einzelne Aufgaben weiterverfolgt werden können. Vor dem Einsatz müssen die Dateien an Gefährdungsbeurteilung, Regalart, Herstellerangaben und betriebliche Dokumentenlenkung angepasst werden.

Vorlage vor der ersten Prüfung anpassen

Legen Sie zuerst ein eindeutiges Kennzeichnungssystem fest. Eine Regal-ID sollte im Lager sichtbar angebracht sein und in Protokoll, Mängelregister, Fotos und Reparaturnachweisen identisch verwendet werden. Bei großen Anlagen hilft eine feste Reihenfolge wie Standort, Halle, Gasse, Reihe, Feld und Ebene. Freitext allein führt schnell zu Bezeichnungen wie „Regal hinten links“, die bei einer Nachprüfung nicht mehr eindeutig sind.

Passen Sie danach die Auswahlfelder an Ihre Organisation an. Art der Prüfung, Bearbeitungsstatus und Gesamtergebnis müssen zu den tatsächlich verwendeten Freigabe- und Sperrprozessen passen. Entfernen Sie keine strengeren Herstelleranforderungen zugunsten eines allgemeineren Musters. Wenn ein Dienstleister prüft, sollte vorab geklärt sein, wer die Regal-ID vergibt, wer Sofortmaßnahmen auslösen darf und an wen offene Aufgaben übergeben werden.

Für die Ablage ist ein einfaches Benennungsschema hilfreich, zum Beispiel Standort_Regal-ID_Prüfdatum_Version. Der freigegebene Abschluss darf nicht unbemerkt überschrieben werden. Arbeitskopie, unterschriebener Prüfabschluss, Fotos, Reparaturbelege und Nachprüfung sollten über dieselbe Prüf- oder Mangel-ID verbunden bleiben. Testen Sie die Vorlage einmal mit einem realistischen Musterfall: Lässt sich ein roter Mangel sofort sperren, einer verantwortlichen Person zuweisen und nach der Reparatur getrennt nachprüfen? Erst wenn dieser Weg ohne Medienbruch nachvollziehbar ist, passt die Vorlage zum betrieblichen Prozess.

Pflichtangaben richtig auslegen

Die gesetzliche Formulierung ist knapp. Art der Prüfung meint beispielsweise eine Prüfung vor erster Verwendung, eine wiederkehrende Prüfung, eine Prüfung nach einer Änderung oder eine außerordentliche Prüfung. Umfang beschreibt, welche Anlage, Bereiche und Merkmale tatsächlich einbezogen wurden. Ergebnis darf nicht bei „geprüft“ enden, sondern muss die fachliche Bewertung erkennen lassen.

Name und Unterschrift ordnen das Ergebnis der befähigten Person zu. Die TRBS 1203 der BAuA konkretisiert die Anforderungen an Personen, die Prüfungen durchführen. Ein Namensfeld in der Vorlage ist kein Nachweis der Befähigung. Bestellung, Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit sind außerhalb des Formulars zu prüfen und nachvollziehbar zu organisieren.

Bei ausschließlich elektronisch übermittelten Aufzeichnungen nennt § 14 Absatz 7 BetrSichV eine elektronische Signatur. Ein eingetippter Name und eine gescannte Unterschrift sind nicht automatisch dasselbe. Der Betrieb sollte festlegen, welches Signaturverfahren verwendet wird, wer Versionen freigibt und wie nachträgliche Änderungen sichtbar bleiben.

Mängel eindeutig erfassen: ein Beispiel

Eine Angabe wie „Stütze beschädigt“ ist für Reparatur und Nachprüfung zu ungenau. Eine belastbare Mangelzeile verbindet Ort, Bauteil, Befund und Handlung:

Feld Beispiel
Mangel-ID M-004
Regalposition Halle 2, Gasse B, Reihe 04, Feld 07, Ebene 1
Bauteil und Befund vorderer rechter Ständer, sichtbare Verformung; Messblatt F-004
Bewertung Orange nach fachlicher Beurteilung; Herstellergrenze zusätzlich geprüft
Sofortmaßnahme Feld entlastet, gegen erneute Beladung gesichert
weitere Maßnahme Originalersatzteil beschaffen und fachgerecht einbauen
Verantwortung und Frist Instandhaltung, 14.08.2026
Abschluss Reparaturnachweis R-004, Nachprüfung am 15.08.2026, Freigabe dokumentiert

Fotos können helfen, wenn Dateiname oder Dokumenten-ID mit M-004 verknüpft sind. Entscheidend bleiben der nachvollziehbare Befund und die fachliche Bewertung. Ein Foto ohne genaue Position, Maßstab oder Prüfbezug ist für sich allein wenig aussagekräftig.

Grün, Orange und Rot statt Gelb

Die DGUV Information 208-043 „Sicherheit von Regalen“ beschreibt für bestimmte Beschädigungen drei Gefahrenstufen:

  • Grün: Der Schaden liegt innerhalb der beschriebenen Grenzen. Er wird markiert, dokumentiert und weiter beobachtet.
  • Orange: Es liegt eine gefährliche Beschädigung vor. Sie ist baldmöglichst zu behandeln. Ein entlasteter Bereich darf vor der Instandsetzung nicht erneut beladen werden.
  • Rot: Die Beschädigung ist sehr schwer. Der betroffene Bereich ist umgehend zu entlasten und bis zur Reparatur zu sperren.

In manchen frei verfügbaren Mustern wird die mittlere Stufe „Gelb“ genannt. Für die DGUV-Systematik ist Orange die richtige Bezeichnung. Die veröffentlichten Grenzwerte dürfen zudem nicht blind auf jede Regalart übertragen werden. Strengere Herstellerangaben gehen vor. Wenn Sicherheitsrelevanz oder Konstruktion unklar sind, ist der Bereich zu sichern und eine qualifizierte Beurteilung zu veranlassen.

Vom Befund bis zur Freigabe

Die TRBS 1201 der BAuA behandelt Prüfungen von Arbeitsmitteln und deren Aufzeichnung. Für die betriebliche Umsetzung ist eine durchgängige Kette wichtiger als ein einzelnes Häkchen:

  1. Prüfauftrag festlegen: Anlage, Anlass, Umfang, Grundlagen und ausgeschlossene Bereiche vor Beginn bestimmen.
  2. Befund erfassen: Jeden Mangel mit eigener ID, genauer Regalposition und überprüfbarer Beschreibung dokumentieren.
  3. Gefahr beherrschen: Sperrung, Entlastung oder andere Sofortmaßnahme sofort festhalten und vor Ort umsetzen.
  4. Maßnahme steuern: Verantwortliche, Frist, Reparaturweg und benötigte Nachweise zuordnen.
  5. Nachprüfen: Reparaturabschluss nicht mit sicherer Verwendbarkeit gleichsetzen. Das Ergebnis der erforderlichen Nachprüfung separat dokumentieren.
  6. Freigeben und archivieren: Abschlussstand versionieren, unterschreiben oder elektronisch signieren und mit dem Mängelregister ablegen.

Eine Prüfplakette kann den Termin der nächsten Prüfung sichtbar machen. Sie beweist laut TRBS 1201 allein weder Mängelfreiheit noch sichere Verwendbarkeit. Offene Mängel dürfen deshalb nicht aus dem Prozess verschwinden, nur weil eine Plakette angebracht wurde.

Aufbewahrung: nicht pauschal fünf Jahre

§ 14 Absatz 7 BetrSichV verlangt die Aufbewahrung der Prüfaufzeichnung mindestens bis zur nächsten Prüfung. Eine allgemeine gesetzliche Fünfjahresfrist für jedes Regalprüfung-Protokoll lässt sich daraus nicht ableiten. Spezialvorgaben, interne Regeln, Versicherungsanforderungen oder andere Nachweiszwecke können eine längere Dauer erforderlich machen.

Für Regalanlagen ist eine fortlaufende Reparatur- und Schadenhistorie häufig zweckmäßig. Wiederkehrende Anfahrschäden an derselben Position können auf Verkehrswege, Anfahrschutz, Beladungsabläufe oder Unterweisungsbedarf hinweisen. Bewahren Sie daher nicht nur den letzten Prüfabschluss auf, sondern legen Sie risikobasiert fest, welche Mangel-, Reparatur- und Nachprüfungsdaten über die Nutzungsdauer erhalten bleiben. Datenschutz, Zugriffsrechte und Löschkonzept gehören zur Festlegung.

Abgrenzung zu Checkliste, Prüffrist und Software

Diese Seite besitzt bewusst den Suchintent Regalprüfung-Protokoll, Pflichtfelder und Download. Sie dupliziert nicht die Nachbarseiten:

Diese Trennung verhindert, dass Checkliste und Protokoll um dieselbe Suchabsicht konkurrieren. Praktisch werden sie verknüpft: Die Checkliste dokumentiert die Prüfpunkte, das Protokoll den konkreten Abschluss, und das Mängelregister steuert offene Maßnahmen bis zur Freigabe.

Abschlusscheck für das fertige Protokoll

Prüfen Sie vor der Ablage, ob:

  • Anlage, Regal-ID und Standort eindeutig sind,
  • Art und tatsächlicher Umfang der Prüfung erkennbar sind,
  • nicht geprüfte Bereiche begründet wurden,
  • jeder Mangel eine eindeutige Position und Kennung hat,
  • Gefahrenstufe und Sofortmaßnahme zusammenpassen,
  • Verantwortliche, Fristen und Nachweise eingetragen sind,
  • Nachprüfung und Freigabe nicht mit Reparaturabschluss verwechselt wurden,
  • Name, Datum und Unterschrift oder elektronische Signatur vorliegen,
  • die Abschlussversion unverwechselbar gekennzeichnet ist und
  • die Aufbewahrung mindestens bis zur nächsten Prüfung gesichert ist.

ArbeitsschutzPilot kann diesen Ablauf digital unterstützen: Prüfung dokumentieren, Fotos und Nachweise einem Mangel zuordnen, Maßnahmen an Verantwortliche übergeben und Nachprüfungen terminieren. Die kostenlosen Downloads funktionieren unabhängig von der Software und bleiben anpassbare Arbeitshilfen, keine Bescheinigung der Tragfähigkeit oder Ersatz für die fachliche Prüfung.