Word für Bearbeitung, PDF für den Stand
Eine Word-Datei ist flexibel, aber auch fehleranfällig. Sie sollte nicht die einzige Steuerung für Teilnehmer, Wiederholungen und Versionen sein.
- Word-Datei für Inhalte und Formulierungen nutzen
- finale Version als PDF exportieren
- Änderungsdatum und Verantwortliche festhalten
- veraltete Fassungen nicht parallel verwenden
Struktur einer guten Word-Vorlage
Die Vorlage sollte nicht nur Textblöcke enthalten, sondern den Nachweis mitdenken. Dadurch lassen sich Inhalte später leichter prüfen und wiederholen.
- Titel, Thema und Arbeitsbereich
- Anlass und betroffene Zielgruppe
- konkrete Regeln und Schutzmaßnahmen
- Teilnehmerliste oder Verweis auf Teilnehmerstatus
- Datum, Verantwortliche, Version und Wiederholung
Versionierung verhindert Nachweisprobleme
Word-Dateien werden häufig lokal kopiert. Ohne klare Version ist später unklar, welche Inhalte wirklich vermittelt wurden. Deshalb sollte jede Fassung einen Stand und eine verantwortliche Person enthalten.
- Versionsnummer oder Standdatum eintragen
- alte Dateiablagen bereinigen
- Änderungen an Tätigkeit oder Arbeitsmittel dokumentieren
- PDF-Export aus der finalen Version erzeugen
Digitale Alternative mit ArbeitsschutzPilot
ArbeitsschutzPilot verschiebt die Unterweisung aus der Dateiablage in einen Workflow. Inhalte, Teilnehmer, Wiederholung und Export bleiben miteinander verbunden.
- Vorlagenstruktur als Thema anlegen
- Zielgruppe und Teilnehmer zuordnen
- Status und offene Personen prüfen
- PDF-Nachweis aus dem aktuellen Stand exportieren
Offizielle Grundlagen für Word-Vorlagen
Die Inhalte orientieren sich an ArbSchG und DGUV-Unterweisung. Eine Word-Vorlage ist eine Arbeitshilfe; Durchführung, praktische Einweisung und fachliche Prüfung müssen zum jeweiligen Thema passen.
- § 12 ArbSchG für Inhalt und Anlass der Unterweisung
- § 5 ArbSchG für Bezug zur Gefährdungsbeurteilung
- § 6 ArbSchG für Dokumentation und Überprüfung
- Datei-Format entscheidet nicht über fachliche Qualität