Word als Entwurfsformat
Word eignet sich gut, um eine Vorlage anzupassen. Der gültige Nachweis sollte aber eindeutig als finaler Stand erkennbar sein.
- Bearbeitungsstand sichtbar machen
- Thema und Inhalte vollständig erfassen
- verantwortliche Person und Datum eintragen
- Teilnehmer und Bestätigung dokumentieren
Versionen trennen
Unklare Dateinamen sind ein Risiko. Besser ist eine klare Trennung zwischen Entwurf, freigegebenem Nachweis und Archiv.
- Word für Bearbeitung nutzen
- PDF für abgeschlossenen Nachweis exportieren
- alte Fassungen archivieren
- offene Teilnehmer weiter nachhalten
Pflichtangaben nicht vom Format abhängig machen
Ob Word oder digitaler Workflow: Der Nachweis muss den Inhalt und die Durchführung erkennbar machen.
- Thema, Anlass und Arbeitsbereich
- Datum, verantwortliche Person und Zielgruppe
- vermittelte Inhalte und verwendete Version
- Teilnehmer, Bestätigung und offene Personen
- nächster Wiederholungstermin oder Review-Anlass
ArbeitsschutzPilot als Alternative
Ein digitaler Workflow reduziert Datei-Chaos und macht Wiederholungen sichtbar.
- Vorlagen zentral pflegen
- Teilnehmerstatus live führen
- Nachweise exportieren
- Wiederholungen planen
Offizielle Grundlagen
Diese Seite behandelt das Word-Format. Inhaltliche Anforderungen ergeben sich weiterhin aus Thema, Gefährdungsbeurteilung, Zielgruppe und Unterweisungspflicht.
- ArbSchG § 12 und DGUV-Unterweisung als Rahmen nutzen
- ArbSchG § 6 für Dokumentationsbezug einordnen
- Spezialthemen mit passenden Fachquellen ergänzen
- Word-Datei nicht mit freigegebenem Nachweis verwechseln