Verbandbuch Software, App oder kostenloses Tool?

Verbandbuch Software dient der elektronischen Dokumentation betrieblicher Erste-Hilfe-Leistungen. Vor einer Anbieterauswahl steht die Frage, wo Einträge entstehen und wer sie später benötigt. Ein einzelner PC, mobile Geräte und ein standortübergreifendes System stellen unterschiedliche Anforderungen an Betrieb, Lizenzen und Zugriffe.

Lösungsart Vor der Auswahl klären
Lokales Programm Wer betreut Installation, Updates, Sicherung und Zugriff bei Ausfall des PCs?
Verbandbuch App Welche Geräte werden unterstützt, wo liegen Daten und was funktioniert ohne Verbindung?
Online-Lösung Welche Benutzer, Standorte und Aufbewahrungs­leistungen umfasst das Paket?
Modul einer EHS-Software Ist das Verbandbuch enthalten oder ein Zusatzmodul mit eigenen Rechten und Kosten?
PDF oder Tabelle Wie wird der ganze Ablauf organisiert? Dazu der Leitfaden Digitales Verbandbuch.

Welche Aufgaben die Software lösen muss

Die Software soll einen vollständigen Nachweis ermöglichen, ohne aus jeder kleinen Hilfeleistung eine umfangreiche Krankenakte zu machen. Gleichen Sie die Eingabemaske mit dem DGUV-Dokumentationsbogen ab: Angaben zu betroffener Person, Ereignis, Verletzung oder Erkrankung, Zeugen sowie Hilfeleistung und Helfenden müssen abbildbar sein. Ereigniszeit und Zeitpunkt der Hilfeleistung können verschieden sein.

Eintragen und Lesen sind zwei verschiedene Berechtigungen. Wer einen neuen Vorgang melden darf, braucht deswegen keinen Zugriff auf die Gesundheitsangaben anderer Beschäftigter. Ebenso begründet die technische Rolle „Administrator“ allein keinen fachlichen Bedarf, sämtliche Einträge zu lesen.

Klären Sie auch unvollständige Angaben: Kann „kein Zeuge bekannt“ sachlich dokumentiert werden? Wie lässt sich ein Irrtum später berichtigen, ohne die Änderung unsichtbar zu machen? Ein Pflichtfeld darf Nutzer nicht dazu drängen, einen Namen oder einen medizinischen Befund zu erfinden.

Auswahlkriterien für Verbandbuch Software

Erstellen Sie zuerst eine kurze Leistungsbeschreibung: Zahl der Standorte, benötigte Rollen, betriebliche Geräte, erwartete Nutzung und vorhandene Systeme. Trennen Sie Ausschlusskriterien von Wünschen. Für diesen Beschaffungsprozess sind fehlender Vertraulichkeitsschutz, nicht verfügbare Nachweise oder ein ungeklärter Datenverbleib Gründe, die Entscheidung zurückzustellen. Eine Statistik oder ein günstiger Preis gleicht solche Lücken nicht aus.

Anbieterbeispiele: unterschiedliche Lizenzmodelle

Die folgenden Beispiele zeigen Unterschiede in öffentlich beschriebenen Angeboten, keine Bestenliste. Stand der Anbieterrecherche: 5. Oktober 2026. Funktionen wurden nicht im Produkt getestet; maßgeblich ist das aktuelle verbindliche Angebot.

  • Hoppe Verbandbuch-Software: Die Bestellseite unterscheidet Einzelplatz-, Netzwerk- und größere Lizenzpakete sowie Wartung. Fragen Sie nach der aktuell angebotenen Version, dem Wechsel eines PCs oder Windows-Benutzers und den laufenden Updatekosten.
  • Verbandbuch App: Der Anbieter beschreibt mobile Erfassung, Offline-Nutzung, QR-Einstieg und PDF-Export; das Preismodell nennt eine Jahresgebühr plus Admin-Zugänge. Lassen Sie bestätigen, welche Rollen kostenpflichtig sind und welche Funktionen im angebotenen Paket enthalten sind.
  • Web SARA, Modul SGA-Vorfälle: Das Verbandbuch ist in ein Vorfallmodul eingebunden. Laut Anbieter richtet sich die Lizenz nach Standort und Beschäftigtenzahl. Prüfen Sie, ob Sie diese Einbindung benötigen und welche weiteren Module dafür erforderlich sind.

Demoprotokoll: gesehen, getestet oder vereinbart?

Verwenden Sie nur erfundene Personen und Vorgänge. Halten Sie zu jeder Anforderung drei getrennte Nachweise fest: in der Vorführung gesehen, mit eigener Testrolle geprüft und im Angebot oder Vertrag zugesagt. Eine überzeugende Präsentation belegt weder Ihre spätere Konfiguration noch die Aufbewahrung nach einer Kündigung.

  1. Legen Sie einen Testeintrag als erfassende Person an. Prüfen Sie anschließend mit einer anderen normalen Rolle, ob fremde Einträge verborgen bleiben.
  2. Berichtigen Sie eine falsche Uhrzeit. Lassen Sie zeigen, wer die Korrektur vornehmen darf und wie der Verlauf erkennbar bleibt.
  3. Exportieren Sie genau den Testfall. Öffnen Sie die Datei außerhalb der Anwendung und prüfen Sie Angaben, Zeiten und unerwünschte Daten anderer Personen.
  4. Lassen Sie einen administrativen Zugang sperren und die Vertretung übernehmen. Bleiben die betrieblichen Nachweise erreichbar, ohne das Passwort der ausgeschiedenen Person zu verwenden?
  5. Fordern Sie zum Abschluss die schriftliche Regelung für Laufzeitende, Datenrückgabe, verbleibende Aufbewahrung und Löschung an. Eine solche Zukunftsleistung lässt sich nicht durch einen Klick in der Demo beweisen.

Notieren Sie Produktversion, Paket, Testrolle, Ergebnis und offene Punkte. Ein fehlender Nachweis erhält den Status „offen“, nicht „erfüllt“. Erst nach Klärung der Ausschlusskriterien vergleichen Sie Komfort und Preis.

Muss-Funktionen für ein elektronisches Verbandbuch

Die DGUV erlaubt elektronische Dokumentation unter geeigneten Bedingungen. Aufzeichnungen müssen mindestens fünf Jahre aufbewahrt und gegen unbefugten Zugriff geschützt werden. Eine bestimmte kostenpflichtige Software wird damit nicht vorgeschrieben. DGUV: Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen

Die folgenden Punkte übersetzen diesen Nachweisbedarf in Beschaffungsfragen. Nicht jeder technische Lösungsweg ist für jeden Betrieb zwingend; die verlangte Funktion muss zum vorgesehenen Ablauf passen.

Prüfpunkt Verlangter Nachweis
Erfassung Ausgefüllter Testfall einschließlich unterschiedlicher Ereignis- und Hilfezeiten
Vertraulichkeit Getrennter Test von Eingabe, Einsicht und Export mit normalen Benutzerrollen
Berichtigung Nachvollziehbarer Umgang mit einer korrigierten Angabe
Verfügbarkeit Zuständigkeit für Sicherung, Wiederherstellung und Ersatzverfahren bei Ausfällen
Datenrückgabe Lesbarer Musterexport und vereinbarter Umfang einschließlich benötigter Anlagen
Aufbewahrung Schriftliche Regelung auch für Tarifwechsel, Kündigung und spätere Löschung

App, Online-Verbandbuch und einfache Lösungen

Eine App ist dann nützlich, wenn sie am tatsächlichen Einsatzort verlässlich bedient werden kann. Testen Sie auf dem vorgesehenen Gerät, nicht nur auf dem Notebook des Vertriebs. Ein QR-Code ist ein Einstieg zum Formular, kein Beleg für eine sichere Rechtevergabe.

Bei versprochener Offline-Funktion sollten Sie den Übertragungsstatus eines Testeintrags verfolgen: lokal gespeichert, Übertragung ausstehend oder zentral angekommen. Fragen Sie außerdem nach Gerätesperre, gemeinsam genutzten Geräten und dem Verhalten bei Geräteverlust. Ein Ersatzweg bleibt nötig; die Erste Hilfe darf nicht auf die Anmeldung an einer Anwendung warten.

Ein lokales Programm kann geeignet sein, verlangt aber eine betriebliche Lösung für Sicherung und Vertretung. Eine Cloud-Anwendung verlagert Teile des technischen Betriebs zum Anbieter, nicht die Verantwortung für die eigenen Zugriffsentscheidungen.

Kostenlose Verbandbuch Software realistisch bewerten

„Kostenlos“ kann eine dauerhafte Basisversion, eine zeitlich begrenzte Demo oder lediglich den App-Download meinen. Prüfen Sie, ob gerade die benötigten Funktionen kostenpflichtig werden: weitere Zugänge, mehrere Standorte, PDF-Export, Sicherung oder Datenrückgabe. Weder ein kostenloses noch ein bezahltes Angebot ist allein wegen seines Preises geeignet oder ungeeignet.

Lassen Sie Einrichtung, laufende Lizenzen, Wartung, notwendige Zusatzmodule, Import und Vertragsende getrennt ausweisen. Bei einer Suite gehört auch ein zwingend benötigtes Basismodul in die Rechnung. Bei einem lokalen Programm kommen gegebenenfalls Geräte- und Betreuungsaufwand hinzu.

Fiktives Kostenbeispiel für zwei vergleichbare Angebote

Ein Betrieb vergleicht zwei erfundene Angebote für zwei Standorte, 80 Beschäftigte und vier administrative Zugänge. Beide sollen denselben geprüften Funktionsumfang, unbegrenzte Einträge und die erforderliche verbleibende Aufbewahrung ohne weitere Archivgebühr abdecken. Alle Beträge sind frei gewählte Nettowerte, keine Anbieterpreise. Betrachtet werden drei Nutzungsjahre und die vereinbarte Datenrückgabe.

Angebot Rechnung über drei Nutzungsjahre
A: ohne Einrichtungsgebühr Pro Jahr: 240 € Grundpreis + 4 × 30 € Zugänge = 360 €. Dazu 180 € für die Datenrückgabe. Gesamt: 3 × 360 € + 180 € = 1.260 €.
B: mit Einrichtungsgebühr Einmalig 180 € Einrichtung; pro Jahr 300 € für alle vier Zugänge. Datenrückgabe enthalten. Gesamt: 180 € + 3 × 300 € = 1.080 €.

Obwohl A den niedrigeren Grundpreis nennt, kostet es unter diesen Annahmen 180 € mehr. Interne Einrichtungs- und Betreuungszeit ist noch nicht eingerechnet. Fehlt bei einem Angebot die bestätigte Archivleistung oder ein benötigtes Modul, ist der Vergleich noch nicht vollständig. Drei Nutzungsjahre verkürzen die Aufbewahrungsdauer der entstandenen Einträge nicht.

Abgrenzung zu digitalem Verbandbuch und Unfallmanagement

Digitales Verbandbuch behandelt die Einführung: Eingang für Meldungen, Zuständigkeiten, vorhandene Papierakten, Ablage und Ersatzwege. Diese Softwareauswahl ergänzt den Ablauf um Anbieterprüfung und Beschaffung; ein unterschriebener Vertrag ersetzt keine betriebliche Einführung.

Unfallmanagement Software deckt darüber hinaus Ereignisprüfung, Unfallanzeige, Ursachenanalyse und Maßnahmenverfolgung ab. Benötigen Sie nur einen vertraulichen Erste-Hilfe-Nachweis, muss nicht allein deshalb eine ganze Suite beschafft werden. Ist die Suite schon vorhanden, prüfen Sie zuerst ihr passendes Modul und dessen getrennte Rechte.

Eine erzeugte Unfallanzeige und ihre Übermittlung sind verschiedene Leistungen. Fragen Sie bei einer beworbenen Anbindung nach dem konkreten Übermittlungsweg und einem Empfangsnachweis. Nicht jeder Verbandbucheintrag löst eine Anzeige aus.

Welche Verbandbuch-Seite passt?

Ihre nächste Frage Passender Leitfaden
allgemeine Pflicht, Inhalt und Aufbewahrung Verbandbuch
elektronische Dokumentation Digitales Verbandbuch
Softwareangebote, Testnachweise und Kosten vergleichen Verbandbuch Software
PDF, Vorlage oder Meldeblock Verbandbuch PDF
Zugriff, Gesundheitsdaten und vertrauliche Ablage Verbandbuch Datenschutz

Datenschutz und Zugriff

Fordern Sie vor der Entscheidung die für den Einsatz einschlägigen Datenschutz- und Sicherheitsunterlagen an. Bei Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gehört dazu eine Vereinbarung nach Artikel 28 DSGVO. Die BfDI erläutert diese Anforderungen in ihrer Information zur Auftragsverarbeitung, Abschnitt 1.6. Ein Werbehinweis „DSGVO-konform“ ersetzt diese Prüfung nicht.

Lassen Sie Datenstandorte, eingesetzte Dienstleister, Supportzugriffe, Schutzmaßnahmen und Rückgabe oder Löschung erklären. Auch ein Server in Deutschland beantwortet nicht automatisch jede Frage dazu. Datenschutzverantwortliche und IT sollten die Unterlagen gemeinsam mit der vorgesehenen Rollenverteilung prüfen.

Besonders aufschlussreich sind Benachrichtigungen: Zeigt eine E-Mail nur an, dass ein neuer Vorgang vorliegt, oder verschickt sie Gesundheitsangaben an einen großen Verteiler? Prüfen Sie auch Auswertungen kleiner Gruppen, in denen Personen trotz fehlenden Namens erkennbar sein können.

Workflow nach dem Eintrag

Für die Auswahl reicht es nicht, nur das Eingabeformular zu sehen. Lassen Sie zeigen, wer einen unvollständigen Eintrag ergänzt, wie eine Vertretung offene Vorgänge erkennt und welche Daten bei einer Übergabe in Maßnahmen oder Unfallmanagement tatsächlich mitgegeben werden.

Eine technische Maßnahme wie „scharfe Kante an Werkbank beseitigen“ braucht normalerweise keine vollständige Kopie des vertraulichen Erste-Hilfe-Eintrags im Aufgabenbereich. Eine getrennte Fallreferenz kann genügen, sofern auch sie passend geschützt ist. Die fachliche Prüfung einer Unfallanzeige bleibt ein eigener Vorgang.

Grenzen und Verantwortung

Software kann Nachweise verwalten, aber weder eine Anerkennung als Arbeitsunfall garantieren noch die betrieblichen Zuständigkeiten übernehmen. Funktionslisten, Prüfsiegel und Anbieterwerbung sind jeweils nur auf ihren konkreten Geltungsbereich zu beziehen. Dieser Leitfaden ist eine redaktionelle Beschaffungshilfe, kein Produkttest und keine rechtliche Einzelfallprüfung.

Eine Kaufentscheidung ist belastbarer, wenn offene Anforderungen mit Verantwortlichen und Termin dokumentiert sind. Bleiben Vertraulichkeit, Nachweisverfügbarkeit oder Vertragsende ungeklärt, sollte der Betrieb diese Punkte vor dem Einsatz mit echten Gesundheitsdaten lösen.

Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot bietet im hier beschriebenen verfügbaren Produktumfang kein eigenes vertrauliches Verbandbuch-Modul. Verfügbar sind unter anderem Gefährdungsbeurteilungen und Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten und Fristen. Daraus folgt keine automatische Eignung als Ablage für personenbezogene Erste-Hilfe-Nachweise.

Sie können eine abgeleitete Präventionsmaßnahme in ArbeitsschutzPilot verfolgen. Der vertrauliche Ursprungseintrag bleibt in einer dafür geeigneten separaten Lösung. Übertragen Sie Gesundheitsangaben nicht ersatzweise in allgemeine Maßnahmen- oder Notizfelder.

Offizielle Quellen und Einordnung

Fachlicher Ausgangspunkt sind DGUV Vorschrift 1 § 24 Absatz 6 und die oben verlinkten DGUV-Hinweise zur Dokumentation. Für die gesonderte Unfallanzeige ist § 193 SGB VII maßgeblich. Die Anbieterlinks belegen ausschließlich die beschriebenen Angebotsmodelle, nicht eine unabhängige Bestätigung von Sicherheit oder Rechtskonformität.

Das Demoprotokoll und das ausdrücklich fiktive Kostenbeispiel sind redaktionelle Arbeitshilfen. Prüfen Sie vor einer Beauftragung die aktuelle Produktversion, Vertragsunterlagen und Anforderungen Ihres Betriebs mit den zuständigen fachkundigen Personen.