Die Frist in einem Satz

Die Angaben der Vorsorgekartei bleiben beim Arbeitgeber bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und sind danach grundsätzlich zu löschen. Vor der Löschung erhält die betroffene Person eine Kopie ihrer Angaben. Genau das bestimmt § 3 Absatz 4 ArbMedVV.

Die Formulierung “bis zur Beendigung” ist kein Mindestzeitraum, der eine beliebige weitere Speicherung erlaubt. Der Gesetzestext verbindet das Beschäftigungsende mit einer Löschpflicht. Eine Ausnahme setzt voraus, dass eine andere Rechtsvorschrift oder eine nach der ArbMedVV bekannt gemachte Regel für diesen Datensatz tatsächlich etwas Abweichendes bestimmt.

Vier Datensätze, vier unterschiedliche Regeln

Die häufige Antwort “zehn oder 40 Jahre” wird meistens dadurch falsch, dass sie Vorsorgekartei, Bescheinigung, ärztliche Akte und Expositionsverzeichnis zusammenfasst. Für die Fristprüfung müssen diese Bestände getrennt werden.

Datensatz Verantwortlicher Bestand Typischer Inhalt Aufbewahrung im Grundfall
Vorsorgekartei Arbeitgeber dass, wann und aus welchem Anlass Vorsorge stattgefunden hat bis Ende des Beschäftigungsverhältnisses, danach grundsätzlich löschen
Vorsorgebescheinigung beim Arbeitgeber Arbeitgeberdokument und Quelle des Karteieintrags Stammdaten, Datum, Anlass, Vorsorgeart, nächster Termin, Unterschrift Erforderlichkeit nach Übernahme prüfen; kein pauschaler 10-/40-Jahre-Auftrag aus AMR 6.1
ärztliche Unterlagen Ärztin, Arzt oder arbeitsmedizinische Stelle Anamnese, Befunde, Biomonitoring, Aufzeichnungen und medizinische Dokumente nach AMR 6.1 regelmäßig zehn Jahre, in bestimmten Fällen 40 Jahre
Expositionsverzeichnis Arbeitgeber oder beauftragter Unfallversicherungsträger Tätigkeit sowie Höhe und Dauer bestimmter Gefahrstoffexpositionen nach § 10a GefStoffV fünf oder 40 Jahre nach Expositionsende

Der Themenhub Vorsorgekartei erläutert Pflichtfelder und Rollen. Diese Seite bleibt bei Aufbewahrung, Ausgabe und Löschung. Folgetermine gehören zur AMR 2.1 Fristenlogik, nicht zur Archivierungsdauer.

Was § 3 Absatz 4 ArbMedVV konkret verlangt

Die Pflicht umfasst drei aufeinanderfolgende Phasen:

  1. Während der Beschäftigung: Alle stattgefundenen arbeitsmedizinischen Vorsorgen bleiben als personenbezogener Verlauf verfügbar. Nur den neuesten Termin zu speichern reicht nicht.
  2. Bei Beendigung: Der Arbeitgeber erzeugt eine Kopie mit sämtlichen Einträgen der betroffenen Person und händigt sie ihr aus.
  3. Nach der Beendigung: Der Arbeitgeber löscht die betreffenden Angaben, sofern keine konkret belegte Ausnahme für genau diesen Bestand besteht.

Das Gesetz nennt für die Aushändigung keine bestimmte Form. Ein lesbarer Ausdruck oder ein sicher bereitgestellter digitaler Auszug kann den Inhalt abbilden. Entscheidend sind Vollständigkeit, eindeutige Zuordnung und ein Übermittlungsweg, der die Angaben nicht unbefugten Dritten offenlegt. Die Kopie enthält nur Daten der ausscheidenden Person, niemals eine Gesamtliste der Belegschaft.

Eine Anordnung der Aufsichtsbehörde ist ein anderer Vorgang. Die Behörde kann während der zulässigen Aufbewahrung eine Kopie der Vorsorgekartei verlangen. Daraus entsteht kein allgemeiner Grund, bereits löschpflichtige Daten vorsorglich für mögliche spätere Prüfungen zu behalten.

Warum die 40 Jahre nicht pauschal gelten

Die aktuelle AMR 6.1 der BAuA heißt “Fristen für die Aufbewahrung ärztlicher Unterlagen”. Sie stellt ausdrücklich klar, dass die Vorsorgekartei nach § 3 Absatz 4 ArbMedVV nicht zu diesen ärztlichen Unterlagen gehört und nicht Gegenstand der Regel ist.

Bei den von der AMR erfassten ärztlichen Akten gilt:

  • mindestens 40 Jahre nach der letzten Vorsorge für Unterlagen zu bestimmten Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Stoffen,
  • ebenfalls 40 Jahre als Empfehlung bei Tätigkeiten, die Berufskrankheiten mit langer Latenz verursachen können,
  • im Übrigen zehn Jahre nach der letzten arbeitsmedizinischen Vorsorge.

Verantwortlich für Schweigepflicht und medizinische Archivierung ist die ärztliche Seite. Der Arbeitgeber muss zwar eine sichere Verwahrung im betrieblichen Umfeld ermöglichen, wenn die ärztliche Dokumentation dort verbleibt. Das macht die medizinischen Akten aber weder zur HR-Akte noch zur Vorsorgekartei. Die Zugriffstrennung bleibt bestehen; mehr dazu erklärt Betriebsarzt und Schweigepflicht.

Die Vorsorgebescheinigung richtig einordnen

Die AMR 6.3 beschreibt die Vorsorgebescheinigung als Quelle aller erforderlichen Karteidaten. Sie enthält Stammdaten, Vorsorgedatum, den eindeutigen Anlass mit Vorsorgeart, den nächsten Termin und die Unterschrift. Diagnosen, Befunde oder ein Eignungsurteil stehen dort nicht.

AMR 6.1 zählt eine Kopie der Bescheinigung zu den ärztlichen Unterlagen. Das ist im Zusammenhang der dort geregelten ärztlichen Dokumentation zu lesen. Daraus folgt keine automatische 40-jährige HR-Aufbewahrung jeder Arbeitgeberausfertigung. Nach Übernahme der Angaben sollte der Betrieb festlegen, ob und wie lange die zusätzliche Datei noch erforderlich ist. Spätestens beim Austritt muss sie in die Löschprüfung einbezogen werden.

Das Expositionsverzeichnis bleibt ein separates Langzeitregister

Eine reale 40-Jahre-Pflicht des Arbeitgebers kann aus dem Gefahrstoffrecht entstehen, betrifft aber einen anderen Datensatz. Nach § 10a GefStoffV ist ein Expositionsverzeichnis zu führen, wenn Beschäftigte bestimmte Tätigkeiten mit krebserzeugenden, keimzellmutagenen oder reproduktionstoxischen Gefahrstoffen der Kategorie 1A oder 1B ausüben und die Gefährdungsbeurteilung eine Gesundheitsgefährdung ergibt.

Dieses Verzeichnis nennt Tätigkeit, Höhe und Dauer der Exposition. Es bleibt nach dem Expositionsende mindestens 40 Jahre für krebserzeugende oder keimzellmutagene Stoffe und fünf Jahre für reproduktionstoxische Stoffe erhalten. Beim Beschäftigungsende erhält die betroffene Person einen Auszug; der Nachweis über dessen Aushändigung wird wie eine Personalunterlage aufbewahrt.

Die Pflichten können durch Übermittlung der vorgeschriebenen Daten an den zuständigen Unfallversicherungsträger erfüllt werden. Die DGUV betreibt dafür die Zentrale Expositionsdatenbank ZED. Auch dann bleiben Zweck und Datenmodell getrennt: Vorsorgeteilnahme ist kein Messwert zur Gefahrstoffexposition, und das Expositionsverzeichnis ist kein medizinischer Befund.

Austritt in sieben Schritten bearbeiten

Ein Löschprozess sollte am Beschäftigungsende nicht erstmals improvisiert werden. Ein belastbarer Ablauf sieht so aus:

  1. Austrittsdatum übernehmen: Der Personalprozess meldet das rechtliche Ende an die zuständige Stelle, nicht nur den letzten Anwesenheitstag.
  2. Personenbestand ermitteln: Karteieinträge, Bescheinigungsdateien, lokale Exporte und Altarchive zur Person werden gefunden.
  3. Register trennen: Vorsorgekartei, ärztliche Unterlagen, Expositionsverzeichnis und andere Spezialakten werden nicht mit einer gemeinsamen Frist behandelt.
  4. Ausnahme belegen: Für jede geplante Weiterspeicherung werden Rechtsgrundlage, Datensatz, Fristbeginn, Fristende und verantwortliche Rolle festgehalten.
  5. Personenkopie ausgeben: Der vollständige Vorsorgekartei-Auszug wird sicher an die betroffene Person übermittelt. Ein geeigneter organisatorischer Nachweis hält den Vorgang fest, ohne die gelöschte Kartei zu duplizieren.
  6. Arbeitgeberbestand löschen: Aktive Datensätze, unnötige Bescheinigungskopien, Anhänge, Suchindizes und manuelle Exportdateien werden erfasst.
  7. Abschluss kontrollieren: Eine zweite berechtigte Person oder ein automatisierter Kontrolllauf prüft Ausnahme, Ausgabe, Löschumfang und Abschlussstatus.

Die passende Vorsorgekartei Software sollte personenbezogene Exporte, getrennte Aufbewahrungsregeln und kontrollierte Löschaufgaben unterstützen. Eine Funktion “inaktiv” genügt nicht, wenn die Angaben weiterhin regulär abrufbar bleiben.

Was genau gelöscht werden muss

Die Löschpflicht betrifft nicht nur die sichtbare Zeile in einer Anwendung. Zum Datenbestand können gehören:

  • strukturierte Karteieinträge und Historien,
  • hochgeladene Arbeitgeberausfertigungen der Vorsorgebescheinigung,
  • PDF- oder Tabellenexporte in Teamordnern,
  • Anhänge in Personal- oder Ticketsystemen,
  • lokale Arbeitskopien sowie Such- und Cachebestände,
  • Datensätze bei Auftragsverarbeitern und in Sicherungskopien.

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht weist allgemein darauf hin, dass personenbezogene Daten ohne fortbestehende Rechtsgrundlage grundsätzlich zu löschen sind. Für technische Sicherungen braucht der Betrieb deshalb ein dokumentiertes Konzept: Löschpflichtige Daten dürfen bei einer Wiederherstellung nicht unkontrolliert in den aktiven Bestand zurückkehren und müssen im vorgesehenen Sicherungszyklus entfallen.

Ein knappes Löschprotokoll darf den ausgeführten Vorgang belegen, sollte aber nicht erneut alle Vorsorgeanlässe und Termine wiederholen. Sonst entsteht unter neuem Namen dieselbe Schattenkartei, deren Löschung gerade abgeschlossen werden sollte.

Drei Beispiele für die richtige Fristentscheidung

Büroarbeitsplatz ohne Spezialregister

Eine Beschäftigte hat während ihrer Anstellung mehrmals Angebotsvorsorge wegen Bildschirmarbeit wahrgenommen. Beim Austritt erhält sie ihre Karteieinträge. Der Arbeitgeber löscht den eigenen Bestand nach der Ausnahmeprüfung. Die ärztliche Stelle behandelt ihre medizinische Dokumentation nach den für sie geltenden Fristen weiter.

Tätigkeit mit krebserzeugendem Gefahrstoff

Ein Beschäftigter war einer erfassten Gefahrstoffexposition ausgesetzt und nahm Pflichtvorsorge wahr. Seine Vorsorgekartei folgt dem Beschäftigungsende-Prozess. Unabhängig davon bleibt das Expositionsverzeichnis nach GefStoffV 40 Jahre nach Ende der Exposition erhalten. Die ärztlichen Unterlagen können ebenfalls 40 Jahre aufbewahrt werden, liegen aber unter ärztlicher Verantwortung. Drei Bestände können denselben Menschen betreffen, ohne dieselbe Akte zu sein.

Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber

Der bisherige Arbeitgeber händigt die persönliche Kopie aus und löscht seinen Karteibestand. Der neue Arbeitgeber bewertet die neuen Tätigkeiten anhand seiner Gefährdungsbeurteilung und führt eine eigene Vorsorgekartei. Ein alter Vorsorgetermin ersetzt nicht automatisch die Prüfung der neuen Arbeitsplatzverhältnisse. Medizinische Unterlagen werden ebenfalls nicht ungefragt zwischen Arbeitgebern verschoben.

Welche Angaben in der Kartei bleiben dürfen

Für die Vorsorgekartei gilt der enge Nachweiszweck aus der ArbMedVV. Erforderlich ist, dass, wann und aus welchem Anlass Pflichtvorsorge, Angebotsvorsorge oder Wunschvorsorge stattgefunden hat. Die Bescheinigung ergänzt Vorsorgeart und ärztlich genannten Folgetermin.

Nicht in den Arbeitgeberbestand gehören:

  • Anamnese, Diagnosen und Beschwerden,
  • Labor-, Hör-, Seh- oder Lungenfunktionswerte,
  • medizinische Bewertung und Beratungsgespräche,
  • Impf- oder Medikationsdetails ohne eigene konkrete Rechtsgrundlage,
  • Aussagen wie “geeignet”, “tauglich” oder “keine Bedenken” aus einem anderen Untersuchungszweck.

Diese Begrenzung verbessert nicht nur den Datenschutz. Sie macht auch die Fristlogik prüfbar: Der Arbeitgeber kann den organisatorischen Nachweis löschen, ohne versehentlich medizinische Langzeitakten oder Gefahrstoffregister mitzuvernichten.

Prüfliste für Arbeitgeber

Prüffrage Belastbarer Nachweis
Ist der Austritt im Vorsorgeprozess angekommen? verantwortliche Stelle und Bearbeitungsdatum
Sind alle Einträge der Person im Export enthalten? kontrollierter personenbezogener Auszug
Wurde die Kopie sicher ausgehändigt? knapper Ausgabe- oder Versandnachweis
Gibt es eine echte Ausnahme von der Löschung? genaue Rechtsgrundlage statt pauschalem “40 Jahre”
Sind Arztakte und Expositionsverzeichnis getrennt? eigene Verantwortlichkeiten, Zugriffsrollen und Fristen
Umfasst die Löschung auch Anhänge und Exporte? dokumentierter System- und Speicherumfang
Verhindert das Sicherungskonzept eine Wiederbelebung? Wiederherstellungsregel und regulärer Überschreibungszyklus
Wurde der Vorgang abgeschlossen kontrolliert? Status, Kontrolldatum und berechtigte prüfende Rolle

Quellenstand und fachliche Grenze

Geprüft wurden die ArbMedVV in der amtlichen Fassung, § 10a GefStoffV, die BAuA-Regeln AMR 6.1 und AMR 6.3 sowie die allgemeinen Löschhinweise des BayLDA. Redaktionsstand ist der 19. August 2026.

Die Seite ordnet die gesetzlichen Datensatzgrenzen für den üblichen Arbeitgeberprozess ein. Tarifrecht, Beamtenrecht, Strahlenschutz, Bergrecht oder ein konkretes behördliches Verfahren können zusätzliche Spezialakten und Pflichten auslösen. Eine Ausnahme sollte deshalb nicht vermutet, sondern für den betroffenen Bestand fachkundig geprüft und mit ihrer Fundstelle dokumentiert werden.