Kosten arbeitsmedizinischer Betreuung auf einen Blick
Eine belastbare Kalkulation beginnt mit Leistungsarten statt mit einem vermeintlichen Marktpreis. Diese Formel bildet die externen und internen Jahreskosten ab:
Jahresbudget = (ärztliche Grundbetreuungsstunden × Stundensatz) + (sonstige Arztstunden × Stundensatz) + Einzelleistungen + Reise und Nebenkosten + interne Arbeitszeit.
Dabei sind fünf Abgrenzungen entscheidend:
- Die Einsatzzeit der Grundbetreuung ist ein gemeinsamer Summenwert für Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa).
- Die Aufteilung auf beide Disziplinen folgt den betrieblichen Aufgaben und muss vereinbart werden.
- Individuelle arbeitsmedizinische Vorsorge wird nicht noch einmal als Grundbetreuung gerechnet.
- Wegezeiten zählen nicht als Einsatzzeiten, können aber zusätzlich berechnet werden.
- Interne Zeit für Terminplanung, Teilnahme, Räume und Maßnahmenumsetzung gehört in die Vollkostenrechnung.
Stand dieser Einordnung ist der 11. August 2026. Die überarbeitete DGUV Vorschrift 2 wird von den Unfallversicherungsträgern trägerspezifisch in Kraft gesetzt. Deshalb ist immer die aktuelle Fassung der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse maßgeblich.
1. Betreuungsmodell vor dem Preis bestimmen
Welches Modell gilt, hängt unter anderem von Unfallversicherungsträger, Betriebsgröße und den dort vorgesehenen Wahlmöglichkeiten ab. Für die Regelbetreuung größerer Betriebe besteht der Bedarf aus Grundbetreuung und betriebsspezifischer Betreuung. Kleinbetriebs- und Unternehmermodelle haben andere Berechnungslogiken.
Für die Grundbetreuung größerer Betriebe nennt der DGUV-Mustertext drei Gruppen. Die Zuordnung erfolgt über die Betriebsart beziehungsweise Wirtschaftszweigliste:
| Betreuungsgruppe | Gemeinsame Grundbetreuung pro Beschäftigtem/Jahr | Rechenwert bei 100 Beschäftigten | Mindestanteil je Disziplin |
|---|---|---|---|
| Gruppe I | 2,5 Stunden | 250 Stunden | mindestens 50 Stunden |
| Gruppe II | 1,5 Stunden | 150 Stunden | mindestens 30 Stunden |
| Gruppe III | 0,5 Stunden | 50 Stunden | mindestens 20 Stunden |
Der Mindestanteil beträgt für Betriebsarzt und Sifa jeweils 20 Prozent, mindestens aber 0,2 Stunden je Beschäftigtem und Jahr. In Gruppe III greift bei 100 Beschäftigten daher die Untergrenze von 20 Stunden je Disziplin, nicht der rechnerische 20-Prozent-Wert von 10 Stunden.
Der häufige Kalkulationsfehler lautet: Beschäftigtenzahl × Gruppenwert × ärztlicher Stundensatz. Damit würden alle gemeinsamen Stunden dem Betriebsarzt zugerechnet. Richtig ist, zuerst Aufgaben und Stunden zwischen Betriebsarzt und Sifa aufzuteilen und erst danach den ärztlichen Anteil zu bepreisen. Die allgemeinen Betreuungspflichten und die betriebsärztlich-sicherheitstechnische Zusammenarbeit sind in eigenen Ratgebern vertieft.
2. Sieben Kostenblöcke vollständig erfassen
| Kostenblock | Typische Positionen | Prüffrage für das Angebot |
|---|---|---|
| Ärztliche Grundbetreuung | Gefährdungsbeurteilung, Begehungen, Organisation, kollektive Beratung, ASA | Wie viele produktive Arztstunden sind enthalten? |
| Betriebsspezifische Betreuung | Veränderungen, besondere Gefährdungen, Schwerpunkte, Projekte | Nach Stunden, Pauschale oder Abrufkontingent? |
| Individuelle Vorsorge | Aufklärung, Beratung, mögliche Untersuchung, Bescheinigung | Grundpreis und eingeschlossene Diagnostik je Anlass? |
| Weitere ärztliche Leistungen | Eignungsbeurteilungen, Impfungen, Labor, Stellungnahmen | Sauber von Vorsorge getrennt und medizinisch begründet? |
| Reise und Durchführung | Fahrzeit, Kilometer, Mindestdauer, mobiler Einsatz, Raum | Wird Reise zusätzlich berechnet und nicht als Einsatzzeit verbucht? |
| Verwaltung und Technik | Vor- und Nachbereitung, Bericht, Archivierung, Portal, Einrichtung | Enthalten, pauschal oder nach Taktung berechnet? |
| Interner Aufwand | Koordination, Arbeitszeit der Teilnehmenden, Raum, Übersetzung, Maßnahmen | Welche internen Stunden und Sachkosten entstehen? |
Zur Grundbetreuung gehören kollektive arbeitsmedizinische Beratung und die Beratung des Arbeitgebers, welche Vorsorge erforderlich ist. Der individuelle Aufwand für Aufklärung, Beratung und gegebenenfalls Untersuchung ist bei der Regelbetreuung betriebsspezifisch. Wird er je Fall berechnet, darf derselbe Aufwand nicht zusätzlich im Stundenkontingent auftauchen.
Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge werden aus der Gefährdungsbeurteilung abgeleitet. Eignungsbeurteilungen verfolgen einen anderen Zweck und sollten weder fachlich noch preislich still mit Vorsorge gebündelt werden. Einzelheiten erklärt der Ratgeber zur arbeitsmedizinischen Vorsorge.
3. Öffentliche Preise: Orientierung, kein Marktmittelwert
Veröffentlichte Preislisten zeigen vor allem, warum ein einzelner Stundensatz nicht genügt. Die folgende Wettbewerbsstichprobe wurde am 11. August 2026 abgerufen. Sie ist keine repräsentative Marktstudie und keine Preisempfehlung. Region, Vertragsvolumen, Taktung, enthaltene Arbeit und Steuerstatus unterscheiden sich.
| Öffentliche Angabe | Genannter Preis | Was zusätzlich auffällt |
|---|---|---|
| Betriebsarzt Fuchs, Preise 2026 | Grundbetreuung 155 bis 185 Euro/Stunde | Staffel nach 1 bis 80, 81 bis 180 und über 180 Stunden; betriebsspezifisch 175 bis 195 Euro/Stunde |
| Praxis Matz, Preisliste ab Juli 2025 | Grund- und betriebsspezifische Betreuung 160 Euro je angefangene Stunde | Vor-/Nachbereitung 80 Euro je angefangene halbe Stunde; Reise 160 Euro je angefangene Stunde, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer |
| Dr. Hoffmanns, veröffentlichte Liste ab Oktober 2022 | Grundbetreuung 150 Euro netto/Stunde | An- und Abreise mit 75 oder 150 Euro ausgewiesen; ältere Liste daher nur historischer Vergleich |
| Dr. Demir, Preisliste September 2025 | Vorsorgepositionen 30 bis 150 Euro plus Zeitvergütung | Gefahrstoffvorsorge und Biomonitoring, Labor oder Impfung haben eigene Preislogiken |
Die Stichprobe widerlegt einfache Aussagen wie „arbeitsmedizinische Betreuung kostet X Euro pro Mitarbeiter“. Selbst zwei identische Stundensätze können zu unterschiedlichen Gesamtpreisen führen, wenn ein Anbieter jede begonnene Einheit, Reise, Bericht und Vorbereitung gesondert berechnet.
4. Drei Budgetbeispiele mit offener Rechnung
Die folgenden Szenarien sind reine Planungsbeispiele, keine Sollpreise. Verwendet werden 160 Euro je ärztlicher Stunde und fiktive Fallpreise. Betriebsspezifische Stunden verstehen sich ohne die zusätzlich einzeln kalkulierten Vorsorgetermine. Sifa-Kosten und interne Kosten sind nicht enthalten.
| Beispiel | Annahmen | Externes arbeitsmedizinisches Budget | Pro Beschäftigtem |
|---|---|---|---|
| 50 Beschäftigte, Gruppe III | 25 gemeinsame Grundstunden; davon 10 Arztstunden; 6 weitere Arztstunden; 12 Vorsorgen × 50 Euro; 600 Euro Reise/Verwaltung | 10 × 160 + 6 × 160 + 600 + 600 = 3.760 Euro | 75,20 Euro |
| 100 Beschäftigte, Gruppe II | 150 gemeinsame Grundstunden; davon 45 Arztstunden; 20 weitere Arztstunden; 40 Vorsorgen × 80 Euro; 1.200 Euro Reise/Verwaltung | 45 × 160 + 20 × 160 + 3.200 + 1.200 = 14.800 Euro | 148 Euro |
| 250 Beschäftigte, Gruppe I | 625 gemeinsame Grundstunden; davon 200 Arztstunden; 80 weitere Arztstunden; 120 Vorsorgen × 100 Euro; 6.000 Euro Reise/Verwaltung | 200 × 160 + 80 × 160 + 12.000 + 6.000 = 62.800 Euro | 251,20 Euro |
Die Werte pro Beschäftigtem steigen im Beispiel trotz Betriebsgröße, weil Gefährdungsgruppe, ärztlicher Aufgabenanteil und Vorsorgebedarf zunehmen. Genau deshalb ist der Pro-Kopf-Preis erst nach der Bedarfsermittlung sinnvoll.
Für die Vollkosten werden anschließend interne Stunden ergänzt:
Interne Kosten = Koordinationsstunden × interner Vollkostensatz + Teilnahmezeit der Beschäftigten + Räume, Technik, Übersetzung und Ausfallkosten.
5. Ein vergleichbares Mengengerüst anfordern
Schicken Sie allen Anbietern dieselben anonymisierten Planungsdaten. Für den Preisvergleich reichen in der Regel organisatorische Angaben, keine Diagnosen oder individuellen Befunde:
- zuständiger Unfallversicherungsträger und Betreuungsmodell
- Beschäftigtenzahl nach der vorgeschriebenen Berechnungsmethode
- Betriebsart, Betreuungsgruppe, Standorte und Schichten
- gemeinsame Grundbetreuungsstunden und vorgeschlagener Arztanteil
- erwartete betriebsspezifische Arztstunden nach Aufgabenfeldern
- Vorsorgeanlässe und geschätzte jährliche Fallzahlen
- gewünschte Vor-Ort-Tage, digitale Termine und Reaktionszeiten
- erwartete Berichte, ASA-Termine und Projektunterstützung
- gewünschte Vertragsdauer und Preisbindungszeitraum
Lassen Sie sich zu jeder Position Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuerstatus und Gesamtpreis nennen. Ergänzend helfen drei Kennzahlen:
- Effektiver Arztstundensatz: alle zeitabhängigen Betreuungskosten geteilt durch produktive ärztliche Einsatzstunden.
- Fallpreis je Vorsorgeanlass: inklusive oder zuzüglich Labor, Impfstoff, Bescheinigung und Ausfallpauschale.
- Vollkosten je Beschäftigtem: externes Jahresbudget plus interne Kosten, geteilt durch die durchschnittliche Beschäftigtenzahl.
Eine fachliche Anbieterauswahl und die konkreten Vertragsklauseln bleiben eigene Prüfschritte. Diese Seite beantwortet bewusst die Budget- und Rechenfrage, damit die benachbarten Suchintentionen nicht miteinander konkurrieren.
6. Typische Zusatzkosten und Preisfallen
Prüfen Sie vor Beauftragung mindestens diese Positionen:
- Mindestjahrespauschale oder Registrierungsgebühr
- Abrechnung je angefangene Viertel-, Halb- oder volle Stunde
- Vor- und Nachbereitung außerhalb des Vor-Ort-Termins
- Reisezeit, Kilometer, Parken, Hotel und Mindestabnahme je Besuch
- Labor, Impfstoffe, Verbrauchsmaterial und externe Diagnostik
- abgesagte oder nicht wahrgenommene Vorsorgetermine
- Portal-, Einrichtungs-, Datenübernahme- und Archivierungskosten
- Jahresbericht, ASA-Teilnahme, Zusatzbericht und Rückfragen
- Vertretung, kurzfristige Termine und Einsätze außerhalb vereinbarter Zeiten
- Preisindexierung, jährliche Erhöhung und Nachberechnung bei Mehrbedarf
Ein niedriger Listenpreis ist kein Vorteil, wenn produktive Zeit doppelt erfasst oder notwendige Leistungen ausgeschlossen werden. Umgekehrt ist eine Pauschale nur dann belastbar, wenn Aufgaben, Stunden, Fallmengen und Nachsteuerung beschrieben sind.
7. Kosten senken, ohne Betreuung zu kürzen
Effizienz entsteht durch bessere Organisation, nicht durch das Unterschreiten des ermittelten Bedarfs:
- Gefährdungsbeurteilungen, Organigramm und offene Maßnahmen vor Terminen aktualisieren.
- Vorsorgeanlässe und Beschäftigtengruppen vorab plausibilisieren.
- Termine je Standort und Anlass bündeln, ohne Vertraulichkeit einzuschränken.
- Digitale Beratung dort nutzen, wo die aktuelle Vorschrift und die Aufgabe es erlauben; notwendige Betriebskenntnis und Vor-Ort-Leistungen bleiben bestehen.
- Berichte in einer festen Struktur anfordern und Maßnahmen direkt Verantwortlichen und Fristen zuordnen.
- Quartalsweise Sollstunden, Iststunden, Fälle, Zusatzkosten und offene Aufgaben prüfen.
- Dauerhafte Gefährdungen technisch und organisatorisch reduzieren. Das kann künftigen betriebsspezifischen Aufwand beeinflussen, ersetzt aber keine vorgeschriebene Vorsorge.
8. Nachweis und Datenschutz sauber trennen
Für das Kostencontrolling genügen Leistungsart, Zeitraum, organisatorischer Anlass, Menge, Preis und Kostenstelle. Diagnosen, Befunde oder Gesprächsinhalte gehören nicht in Einkaufslisten oder allgemeine Arbeitsschutzsoftware. Bei Vorsorge erhält der Arbeitgeber eine Vorsorgebescheinigung mit den dafür vorgesehenen Angaben, nicht den medizinischen Befund.
Der Arbeitgeber muss die für den Arbeitsschutz erforderlichen Mittel bereitstellen. Nach § 3 Absatz 3 ArbSchG dürfen Kosten für Maßnahmen nach dem Arbeitsschutzgesetz nicht Beschäftigten auferlegt werden. Unklare Fälle, etwa freiwillige Wunschleistungen ohne Arbeitsschutzbezug, sollten getrennt arbeits- und steuerrechtlich bewertet werden.
Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot
ArbeitsschutzPilot kann das Mengengerüst für die Kostenplanung vorbereiten: Arbeitsbereiche, Gefährdungen, offene Maßnahmen, Termine und organisatorische Vorsorgeanlässe werden nachvollziehbar gebündelt. Erfasst werden nur die für Organisation und Nachverfolgung erforderlichen Informationen. Medizinische Befunde bleiben beim betriebsärztlichen Dienst. Preise, Betreuungsumfang und ärztliche Entscheidungen werden nicht durch die Software vorgegeben.